이벤트 당일 체크리스트

이벤트 당일: 계획대로 미팅이 진행되게 하기 위해 해야 할 일을 챙기세요.

몇 주간의 기획 끝에 이벤트 날이 다가왔습니다. 아침에 일어나서, 그리고 다음은 뭘 하시나요?

다음의 이벤트 당일 체크리스트를 사용하여 마지막 순간까지 모든 세부 사항이 잘 처리되고 이벤트가 차질 없이 진행되도록 하세요.

아침에 일어나서

  • 커피를 마시거나, 아침 운동을 합니다. 활력을 북돋아 주면 확실히 잠을 깨서 하루를 헤쳐나갈 수 있습니다. 
  • 든든하고 건강하게 아침 식사를 하세요. 음식 생각이 안 날 수도 있지만, 아침 식사는 기력을 보충하고 하루의 에너지를 공급하여 잠재적으로 기억력과 집중력을 향상시켜 줍니다. 그렇기는 하지만 한낮이 되면 에너지를 떨어뜨릴 수 있는 설탕이 많이 들어간 음식은 피하세요.  

행사장에서

  • 팀을 살피세요. 즉시 처리해야 할 일 중에 밤새 변동된 사항이 있나요? 또는 팀 구성원이나 특정 세부사항에 각별한 주의가 필요한가요?
  • 공급사, 연사 및 기타 이벤트 파트너와 세부 정보를 최종 확인하세요. 예를 들어 기조 연설자가 아침 비행기로 도착하는 경우 비행 상황을 확인하세요. 연설자가 늦는 경우, 필요하다면 창의적으로 대안을 마련할 수 있도록 나중에 아는 것보다는 빨리 아는 것이 좋습니다. 예를 들어 날씨 때문에 발이 묶여서 연사가 직접 미팅에 참석할 수 없다면 화상 미팅을 할 수도 있습니다. 
  • 모든 기술 상태를 점검하세요. 기술적인 문제로 마이크가 끊기거나, 프레젠테이션이 제대로 진행되지 못하는 것처럼 최악의 상황은 없습니다. 
  • 참석자를 살피세요. 이메일이든 소셜 미디어 게시물이든, 오늘이 바로 이벤트 날임을 참석자에게 상기시켜 주세요! 가져와야 할 것 또는 집에 두고 와야 할 것처럼 필요한 관련 정보도 같이 알려 주세요.
  • 테이블 차림과 이름표를 확인하세요. 식기와 참석자를 위한 사항이 모두 잘 준비되어 있나요? 
  • 필요에 따라 간식과 휴식을 챙기세요. 이벤트를 준비하는 일은 그 부담감이 압도적일 수 있습니다. 단 5분이라도 스트레스를 줄일 수 있도록 자신을 위해 휴식을 취하세요. 

이벤트 시작 직전

  • 깊게 심호흡을 하세요. 회의 전 절차들로 스트레스를 많이 받기는 했지만, 곧 참석자가 도착합니다. 마음을 비울 수 있도록 깊게 심호흡을 하고 나쁜 기운을 떨쳐버리세요.
  • 참석자를 맞이해 주세요. 똑바로 서서 미소를 지어 주세요. 긍정적인 몸짓 언어와 비언어적 뉘앙스들은 미팅의 나머지 시간에 대한 분위기를 좌우합니다.

미팅 중

  • 언제든 연락이 닿을 수 있도록 하세요. 미팅 중 계획에 차질이 생기면 참석자, 팀원, 스폰서, 공급사가 기획자에게 연락할 수 있어야 합니다. 

이벤트 이후

  • 예산을 업데이트하세요. 가지고 있는 공식 영수증 및 기타 재무 서류를 토대로 이벤트 관리 소프트웨어를 최종 총액에 맞게 업데이트합니다.
  • 감사 메시지를 보내세요. 이벤트 계획에는 많은 사람의 도움이 필요하므로, 이벤트를 개최하는 데 도움을 준 모든 사람에게 감사의 마음을 표현하세요. 꼭 대상을 분류해서 각 수신자에 맞게 감사 메시지를 작성하세요. 예를 들어 스폰서와 참석자에게 보내는 감사 메시지는 달라야 하겠죠. 
  • 미팅 후 설문조사를 실시합니다. 이벤트가 훌륭했을 수도 있겠지만, 개선의 여지는 항상 있습니다. 미팅 후 실시하는 설문조사는 참석자가 피드백을 할 기회를 제공하고, 다음번에 더 나은 이벤트를 위한 지침으로 사용할 수 있습니다. 
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