이벤트 연사가 출연을 취소했을 때 대처법

빈 무대는 기획자들이 상상하는 최악의 악몽 같은 상황입니다. 그 대처 방법을 알려 드립니다

모든 미팅 기획자들이 밤잠을 설치게 만드는 최악의 시나리오가 있죠. 여러분은 유명한 기조 연설 연사를 섭외해 그 사람이 출연한다는 것을 몇 주에 걸쳐 홍보하면서 그 사람을 만날 수 있는 기회만을 위해 입장권을 예약했을 수 있는 참석자들 사이에 잔뜩 기대치를 높여 놓았습니다.

그런데 이동 중 지연이 생기거나 개인적인 사정으로 인해 그 연사가 참석을 못하게 됩니다.

어떻게 해야 할까요?

훌륭한 연사는 등록율과 신뢰도를 높여 줄 수 있기 때문에 그 사람이 못 오게 되면 이벤트의 평판과 수입에 영향을 미칠 수 있습니다. 그래서 있음 직하지 않은 시나리오에도 대비해야 할 뿐 아니라 미래 신속한 전략적 대응책을 준비해 두는 것이 중요합니다.

이런 딜레마에 직면하셨다면 다음 팁을 고려해 보세요.

침착함을 유지합니다. 먼저, 심호흡을 하세요. 쇼는 계속될 겁니다. 이벤트 팀원들과 머리를 맞대고 의논해 이 소식을 언제, 어떻게 전달할지 결정하세요. 참석자들에게 변동 사항을 받아들일 시간을 주셔야 합니다. 참석자들이 행사장에 들어올 때까지 기다리지 마세요. 제일 중요한 점은 (직접, 그리고 소셜 미디어를 통해) 플랜 B의 긍정적인 측면을 부각시켜 참석자들 사이에 계속 호의적인 태도가 유지되도록 합니다. 

계약 세부 사항을 확인하세요. 거물급 게스트를 섭외하는 것은 일종의 투자입니다. A급 연사들, 특히 에이전시나 기업이 대리인 역할을 하는 경우 그 출연 약속을 가볍게 여기지 마세요. 계약서의 비상 시 계획을 꼼꼼히 살펴보면 예상치 못한 취소 발생 시 연사 출연료 환불(또는 다음 기회로 연기)을 어떻게 처리할지에 대한 내용이 나와 있을 겁니다. 

다른 방법으로 연결합니다. 연사가 공항에서 오도가도 못하고 있거나 정상 참작이 가능한 상황에 처한 경우, 청중들과 효과적으로 소통할 수 있는 다른 방법을 생각해 봅니다. 예를 들어 화상 전화 소프트웨어를 이용하거나 사전 녹화한 웨비나를 활용하는 방법 등이 있습니다. 연사의 출연 예정일이 이벤트 마지막 날이 아니었던 경우 다른 날이나 시간에 대신 출연할 수 있는지 확인해 봅니다. 

다른 사람을 찾아 봅니다. 주연 배우가 못 오는 상황이라 하더라도 그렇다고 아무도 못 오는 것은 아닙니다. 그 지역 연사 에이전시나 다른 업계 단체에 연락해 급하게 대신 섭외 가능한 연사가 있는지 확인해 봅니다. 또는, 그렇게 하는 것이 가능하다면 기존 일정 상 출연이 예정되어 있는 다른 연사를 그 사람 자리에 출연시키는 방법도 있습니다. 

참석자들을 위한 다른 옵션을 찾아 봅니다. 대규모 이벤트라면 입장권을 구입한 참석자들을 같은 개최 장소 내 이웃 공간에서 열리는 세미나나 관련 활동 장소로 이동시킬 수도 있습니다. 또 다른 방법으로는 유명 게스트들로 이루어진 패널을 즉석에서 조직해 업계 주제에 관한 원탁 토의를 진행해 보세요. 불만이 계속되면 다음 번 등록 시 참가비를 할인해 줌으로써 재참가율을 높이는 방법도 있습니다.  
 

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