Q&A: PSAV 디지털 전문가 Brent Rogers

미팅 진행 전략을 위한 기술 활용

요즘 같은 24/7 세상에서 기술적 요소가 없는 비즈니스 미팅이나 이벤트는 상상할 수 없습니다. Meetings Imagined는 미팅 기술 분야에서 새롭게 부상하는 트렌드를 파악하기 위해 종합 서비스 기술 제공업체이자 메리어트 인터내셔널의 협력 업체인 PSAV의 디지털 서비스 담당 부사장 Brent Rogers 씨에게 도움을 요청했습니다. 전 세계 1,200여 개의 목적지 리조트와 호텔에 사무소를 두고 있는 PSAV는 디지털 레코딩, 모바일 이벤트 앱, 관객 응답 시스템, 소셜 미디어 게시판 및 e-포스터 등 다양한 서비스를 제공합니다. 

Q: 디지털 서비스로 해결할 수 있는 가장 흔한 미팅 문제로는 어떤 것이 있을까요?

지난 1년 반 사이에 꾸준히 성장세를 보이고 있는 디지털 사인(안내판)이 문제 해결에 큰 도움이 되고 있습니다. 어떤 미팅이든지 기상 문제라든가 연사 참석이 취소되는 경우, 장소 변경 등의 이유로 다양한 변동 사항이 발생할 가능성이 있기 마련입니다. 미팅룸이나 특정 공간 밖에 디지털 사인을 걸어 두면 이런 문제를 즉시 해결할 수 있습니다.

하지만 대체적으로 기본 목표는 미팅이나 이벤트에서 특정 참석자들의 참여도와 소통 정도를 일정 수준으로 유지하는 데 필요한 적절한 조합의 AV 기술을 제공하는 것입니다. 미팅 목표에 따라 계획 수립이 이루어져야 하는 것이죠. 얻고자 하는 결과는 어떤 것인가요? 기술 도구는 참석자들 간 교류를 이끌어내고, 정보를 수집하고 의사 결정을 촉진하는 데 도움이 될 수 있습니다. 음악과 영상은 파티의 분위기를 잡아 줄 수 있습니다. 조명은 특정한 주제나 브랜드를 더욱 부각시켜 줄 수 있죠.

요즘 같은 온디맨드 시대에는 미팅 기획자라면 누구나 미팅에 적합한 장소를 꾸미고 고도로 연결된 경험을 제공하기 위해서는 기술과 감각적으로 풍성한 환경을 조성해야 합니다.

기본적으로 기획하는 이벤트 전용 앱이 없으면 시대에 뒤진 것이라는 공감대가 있습니다.

Q: 전 세계가 모바일 주도적으로 돌아가고 있는데 기획자들은 AV 서비스 관리 도구로 태블릿을 적극적으로 받아들이고 있나요?

저희가 iPad를 적정량 보유하고 있는데 미팅에서 끊임없이 사용되고 있습니다. 기획자들 입장에서 iPad를 이용하면 프리젠테이션 관리 시스템 같은 저희 제품을 구동하는 데이터베이스를 변경할 수 있어요.

어떤 미팅 기획자 같은 경우 장소, 연사, 시간, 세션 제목 등 하루에도 20-30 차례 정도 변경을 하기도 했어요. 보통 기획자를 대신해 저희가 변경 사항을 처리해 드리는데 이 경우에는 기획자가 직접 통제하기를 원했어요. 그래서 저희가 기획자에게 iPad를 드렸죠. iPad에서 브라우저를 열어 그 자리에서 바로 디지털 사인을 모두 바꿀 수 있었어요.

Q: 기획자들은 모든 AV 서비스를 모두 한 곳에서 제어할 수 있도록 일종의 데이터베이스와 대시보드 같은 곳에 합쳐져 있고 이용자향 기술 경험도 제공될 거라고 기대하나요?

처음에는 간단하게 만들어져 있고 모두 연결되어 있는 것을 보고 놀라면서 좋아했는데 이제는 당연한 것으로 기대하는 편이죠. 그게 요즘 트렌드에요.

그리고 기본적으로 기획하는 이벤트 전용 앱이 없으면 시대에 뒤진 것이라는 공감대가 있어요.

Q: 미팅 기획자들 사이에 모든 사람이 가장 최신, 최첨단 기능을 사용할 수 있어야 한다는 생각이 있나요?

반반이죠. 최첨단의 가장 멋진 기능을 원하시는 분들도 있고 여전히 인쇄된 프로그램을 원하시는 분들도 계세요. 정말 다양한 상황을 접하게 돼요.

저희는 고객들에게 제작하는 데 비용이 많이 드는 종이 프로그램은 이제 그만 사용하고, 이제 초기에는 어느 정도 투자가 필요할지 몰라도 최신 정보를 업데이트하고 인쇄된 종이로는 할 수 없는, 다양한 용도로 활용이 가능한 모바일 앱으로 바꾸어야 한다고 조언합니다.

Q: 생성되는 데이터는 모두 어떻게 처리하나요? 데이터가 디지털 서비스 확대에 영향을 미쳤나요?

모바일 앱은 가장 많은 데이터를 갖고 있습니다. 어느 연사가 가장 인기가 있었는지, 어느 출품 회사 방문자가 가장 많았는지, 누가 즐겨찾기 태그를 가장 많이 받았는지 같은 것들 말이죠.

이런 분석 데이터들은 대단히 가치가 있는 데이터이지만 미팅 기획자들이 아직은 다음 미팅을 기획한다거나 이벤트의 주최측, 후원사, 호스트, 참석자들이 취해야 할 다음 단계를 준비하는 데 있어 이런 데이터를 충분히 활용하지 못하고 있습니다. 제가 보기에 이 트렌드는 앞으로는 점점 더 성장해 회의를 변화시키고 더 역동적인 모습으로 바꿔 나갈 것입니다.

Q: 앞으로 가장 기대가 되는 제품을 하나만 꼽으신다면?

모바일 앱입니다. 하루에도 여러 차례 문의를 받고 있어요. 이벤트에서 보통 제공되던 종이 프로그램이 모바일 앱으로 모두 대체되고 있어요. 검색하기도 더 쉽고, 다른 참석자들과 소통도 할 수 있고, 즉시 업데이트도 가능하거든요. 인쇄한 프로그램은 인쇄하는 즉시 바로 이미 지난 정보가 되어버려요.

Q: 미래는 어떤 모습일까요?

제가 생각하는 완벽한 미래 세계의 모습은 서로 다른 업체라도 모두 동일한 통신 표준을 사용하고 있어서 고객에게는 거의 비용 부담 없이 즉석에서 바로 연결이 가능한 환경이에요. 은행 업계를 예로 들어 보면, 전 세계 모든 은행들이 동일한 표준을 사용해 소통하고 있기 때문에 서로 간에 송금이 가능한 것이거든요. 미팅 업계의 미래도 그럴 것이라 봐요.

Powered By OneLink