스토리보드를 이용한 이벤트 성공

기획자들에게 미래를 보는 예지력을 주는 것은 아니지만 더 효과적인 예측에 도움이 되는 전략을 소개합니다

솔직히 말해 봅시다. 이벤트에서 생길 수 있는 모든 잠재적 문제들을 미리 예측하는 쉬운 방법은 없습니다. 물론 재난 대비 계획을 세워 두면 예상치 못한 기후 재난 상황에서는 도움이 되겠지만 연사가 비행기를 놓치거나 참석자가 등록 정보를 잊어버리는 상황은 어떨까요? 그런 일은 딱히 기획자가 계획으로 대비할 수 있는 상황이 아닙니다.

기획자가 할 수 있는 일은 스토리보딩을 이용해 잠재적 문제들을 맵핑해 보는 것입니다.

스토리보딩은 캠페인이나 영상을 프레임별로 계획하기 위해 영화나 광고계에서 자주 사용하는 기법입니다. 미팅의 경우, 기획자들은 이 방법으로 이벤트의 전체 일정(“스토리”)을 쓰거나 그림을 통해 미팅 흐름을 더 효과적으로 시각화해 볼 수 있습니다. 

예를 들어, 미팅이 등록부터 시작한다고 가정해 보겠습니다. “체크인”을 1단계로 쓰는 대신, 체크인할 때 어떤 작업이 필요한지 생각해 보세요. 참석자들이 셀프 등록 시스템을 통해 체크인할 수 있나요, 아니면 이벤트 직원을 통해 체크인해야 하나요? 만약 후자라면, 등록 담당 직원을 충분히 배치하지 않을 경우 대기줄이 길어질 수 있다는 것을 예상해 볼 수 있습니다. 그러니까 줄이 길어질 위험을 최소화하는 해결 방법을 생각해 두고, 어쨌든 그런 상황이 발생할 경우에 대비해 계획을 세워 두는 겁니다.

미팅을 입자 단위로 쪼개서 살펴보는 것은 기획 단계 중 또 하나의 단계에 불과한 것처럼 보일 수도 있지만, 위에 설명했듯이, 스토리보딩에서 요구하는 심도 있는 사고를 하다 보면 이벤트 결과를 예측하고 바꿀 수 있는 능력을 얻을 수 있습니다. 

특히, 스토리보딩은 다음 두 가지 영역에서 깊은 통찰을 제공해 줄 수 있습니다.

1. 시간 관리 

표면적으로는 일정이 바쁘면 생산성 있는 미팅이 될 것 같지만 사실 타이밍 면에서는 현실적으로 생각하는 것이 중요합니다. 미팅 일정을 스토리보딩해 보니 숨이 찬다 싶으시면 참석자들도 실제 이벤트 중에 똑같이 벅차다고 느낄 확률이 높습니다. 동시에 너무 많은 일이 진행된다 싶거나 큰 규모의 시간 소모적인 아이템들이 너무 연속으로 진행된다 싶으시면 한 걸음 물러서서 주어진 미팅 시간 안에 실제로 가능한 것이 얼마만큼인지 다시 생각해 볼 필요가 있습니다. 

2. 참석자 경험

참석자들은 과연 무슨 생각을 하고, 어떻게 느끼고, 무엇을 보고 들을까요? 이벤트는 감각적 경험이며, 참석자들의 오감이 과도한 자극을 받는 일이 없도록 하는 것이 기획자들의 일입니다. 스토리보딩을 해 보면 기획자들은 참석자들의 입장이 되어볼 수 있는 독특한 기회를 갖고 이벤트를 참석자들의 시각에서 둘러볼 수 있습니다. 사람마다 선호하는 것이 다르기 때문에 나머지 팀원들도 같은 활동을 해 보게 하세요. 

일종의 품질 관리라고 생각하시면 됩니다. 흐름을 끊고 사람들을 버벅거리게 만드는 미팅 요소가 있으면 그 요소는 조금 더 조정해 주어야 합니다. 예를 들어, 이벤트가 여러 개의 룸이나 장소에서 진행되는 경우 안내판이 참석자들의 동선을 안내하는 데 중요한 역할을 하게 됩니다. 팀원들을 둘러보게 했을 때, 그 중에 표현이나 말 뜻을 잘 이해하지 못하는 일이 발생하는 경우, 참석자들이 헷갈리거나, 심지어 길을 잃는 사태가 생기지 않도록 방향 안내를 더 명확하게 고쳐야 합니다. 

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