아뿔싸! 실수 프로토콜 만들기

앞으로 일어날 수 있는 실수를 예방하기 위해 스스로에게 물어봐야 할 질문

아무리 훌륭한 기획자라도 실수는 하기 마련입니다. 너무 계획할 것이 많다 보면 실수가 나올 수 있습니다. 실수는 창피할 수 있지만 배울 수 있는 기회이기도 합니다. 실제로 확실한 오류 관리는 리더십과 커리어 성공을 강화시켜 주고, 심지어 특히 접객 서비스 업계에서 신뢰를 구축하는 데 도움이 된다는 것이 몇몇 연구 결과를 통해 입증된 바 있습니다.

자신이 실수를 했다는 것을 인정하거나 본인의 기획이 완벽하지 못했다는 것을 인정하는 일은 딱히 기분 좋은 일은 아니지만 그런 인정을 통해 더 나은 기획자로 거듭날 수 있습니다. 흔히 일어나는 기획 실수와 그 어떤 것도 놓치지 않기 위해 자문해 봐야 할 질문들을 살펴보도록 하겠습니다.

실수: 리소스를 올바로 할당하지 않았습니다.

이벤트 기획에는 식음료, 기술, 세팅, 장식 등 정말 다양한 영역이 모두 포함되기 때문에 에너지나 돈, 그 외 다른 리소스를 한 곳에 치우치게 집중시키는 실수가 쉽게 발생할 수 있습니다. 그뿐 아니라 팀원들이 각자 가진 스킬을 최대한 활용할 수 있는 방식으로 인력을 배치해야 합니다. 다시 말해 이벤트 목적이 충족될 수 있도록 업무를 전략적으로 나누고 적절하게 위임해야 한다는 뜻입니다.

스스로 물어 보세요.

  • 모든 기획 관련 결정에 미팅 목적이 반영되었습니까?
  • 지출 경비가 미팅 목적을 기준으로 적절하게 할당되었습니까? 
  • 각 과제를 그 업무에 적합한 담당자에게 배정했습니까?

실수: 이벤트 변동 사항을 기록하지 않았습니다.

변동 사항은 눈 깜짝할 사이에 발생할 수 있고, 제대로 추적하지 않으면 중요한 정보를 놓쳐서 이벤트에 부정적인 영향을 미칠 수 있습니다. 세부 사항을 놓치는 일이 없도록 관련 정보를 조직적으로 정리하고 파일을 업데이트할 수 있는 전략을 구상하고 해당 문서들의 백업본을 만들어 두는 것도 잊지 마세요. 모바일이든 노트북이든 액세스 수단에 관계없이 자동으로 파일을 업데이트하는 회의 서비스 앱, Simplenote 또는 Evernote 등의 앱을 생각해 보세요. 

스스로 물어 보세요.

  • 이벤트 변동 사항을 추적하는 용도로 어떤 기술을 이용할 수 있는가? 
  • 추적 프로세스에 이벤트 세부 정보가 모두 포함되어 있는가?
  • 기획 팀 내 담당자들은 모두 변동 사항에 대해 알고 있는가? 

실수: 머피의 법칙은 무시하세요.

사람들이 흔히 하는 말이 있죠. 잘못될 수 있는 일은 잘못될 수 있다. 즉, 모든 상황에 대비해야 한다는 뜻입니다. 엄두가 나지 않으시나요? 그럴 수 있습니다. 그래서 조직적인 정리가 중요합니다. 이벤트 자체뿐 아니라 기획 과정에 대한 전체적인 시간 계획을 수립해서 체크리스트 항목들을 빠짐 없이 완료하고 그날그날 모든 것이 매끄럽게 진행될 수 있도록 하세요. 또한 만약을 대비해 플랜 B도 만들어 두세요.

스스로 물어 보세요.

  • 관련 이벤트에 대한 상세한 일정 계획표를 모두 작성해 두었는가?
  • 이벤트 당일에 어떤 일이, 언제 진행될지 정확히 알고 있는가?
  • 비상 상황이 발생했을 때 적절한 백업 대책을 가지고 있는가?

실수: 표준 미팅 관리 표준 방식을 따르지 않았습니다.

한 기획자에게 효과가 있는 전략이 다른 기획자에게는 효과가 없을 수 있습니다. 하지만 결과적으로 봤을 때 어떤 기획 전술이 효과가 있을지는 여러분이 잘 알고 있습니다. 그렇다면 그 방식에서 벗어날 이유가 없겠죠? 미팅 목표를 달성하면서 동시에 여러분이 맡은 역할을 자신있게 수행할 수 있는 절차를 고수하세요. 

스스로 물어 보세요.

  • 내 기획 절차가 효율적인 업무 흐름에 도움이 되는가?
  • 내 기획 절차가 충분히 세부적인가?
  • 내가 이전 실수에서 “학습한 교훈”을 업무 흐름에 반영했는가?
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