없애야 하는 미팅 생산성 저해 요소

가능한 빨리 처리할 수 있는 방법

이벤트에서 일정을 유지하는 것은 당연할 뿐만 아니라 고객의 소중한 시간과 돈에도 중추적인 사항입니다. 그러나 돈이 많이 들어가는 일부터 기술 실수, 지속적인 방해 등 미팅에 참석해 보았거나 미팅을 주최해 본 적이 있는 분이라면 엄청난 시간과 돈을 낭비할 수 있는 생산성 저해 요소들이 정말 많다는 사실을 알고 계실 겁니다. 

어느 정도의 시간 낭비 요소는 피할 수 없지만(그래도 아래에 설명하는 대로 시간 낭비를 피할 수 있는 기획을 해야 함) 가능한 시간을 적게 낭비하면서 미팅에 접근할 수 있는 방법이 있습니다. 가장 큰 방해 요소 4가지와 시간을 낭비하기 전에 아예 싹을 잘라버리는 방법을 설명해 드리겠습니다. 

객관적이고도 명백한 논제 정하기 

이벤트를 개최하려면 목적이 있어야 합니다. 하지만 참석객의 시간을 낭비하고 싶지 않다면 목적이 있는 것만으로는(그 목적을 달성하는 방법이 다소 애매모호한 경우) 충분하지 않습니다. Forbes의 글은 시작할 때 말로든, 글로든 미팅 목표를 언급하는 것이 우선이라고 합니다. 정말 별거 아닐 정도로 간단하게 보여도 미팅 시작 전에 목표나 진술문을 공유하면 총 미팅 시간을 17분은 절약할 수 있습니다! 

원래 목표를 말하고 나면 이벤트 자체가 시작되기 전에 모든 참석객에게 명백한 논제도 제공하는 것이 좋습니다. 하지만 하루 종일 또는 저녁 내내 여유 시간을 처리해야 하므로 논제의 버전은 참석객의 버전과 약간 다른 것이 좋습니다. 경험에 의한 법칙이 궁금하세요? 이벤트, 주제 또는 전환 사이에 5분 정도의 여유(휴식 시간에 할당된 시간 포함)를 두세요. 

너무 자주 있는 질문 휴식 시간

미팅을 가장 짜증나게 하는 요소가 있다면 아마 계속해서 질문을 하는 사람들이 앞에 앉아 있는 상황일 것입니다. 그런 질문들은 기획자 여러분과 프레젠테이션 담당자를 공격할 뿐 아니라 그로 인해 엄청난 시간이 낭비될 수 있습니다. 물론 그렇다고 해서 질문 시간을 다 없애버려야 한다는 건 아닙니다. 어떤 질문을 깊이 있게 추적하거나 답해야 할지 결정할 때 Inc.는 스스로에게 한 가지 질문을 해 보라고 합니다. “여기서 어떤 일이 일어나든, 어떤 말이 나오든 언급한 결과를 달성하는 데 우리에게 정말 가장 중요한가?” 이에 대한 답이 ‘그렇지 않다’라면 정중히 문의를 연기하고 질문자에게 이벤트가 끝나면 따로 찾아가겠다고 제안합니다. 

...및 실제 휴식 시간 무시하기 

이벤트에서 현재 논의 중인 내용이 무거운 논제인 경우 시간을 절약하기 위해 실제 휴식 시간을 없애버리고 싶을 수 있습니다. 그러나 매셔블의 글에 의하면 그와 같이 정시에 이벤트를 끝내려는 선의의 시도에 의해 결과적으로 더 많은 시간을 낭비하게 될 수 있다고 합니다. 

글에 따르면 대부분의 사람들은 같은 업무에 1-2시간 집중하고 나면 관심도가 시들해지고 정신적으로 피곤한 상태가 되기 시작한다고 합니다. 그 기간이 지나면 뇌를 재충전하여 높은 성과의 상태로 들어갈 수 있는 휴식 시간이 필요합니다. 

휴식 시간 아이디어로는, 참석객들에게 명상의 순간, 소중한 사람에게 하는 전화 한 통, 밖에서 하는 산책 또는 가까운 라운지 소파에서 잠깐 조는 시간 등 현재 참여 중인 업무와 전혀 반대의 일을 해 보라고 추천합니다. 

디지털 활동

기술 포화 상태인 우리 사회에서는 전화기, 태블릿, 노트북과 이벤트를 분리하기가 어렵습니다. 말 그대로 잠시도 떨어져 있지 않은 이런 액세서리로 미팅 생산성이 크게 떨어질 수 있습니다. 커리어빌더의 설문조사에서 2,000명 이상의 채용 관리자는 디지털 활동이 최악의 생산성 저해 요소 중 하나라고 꼽았으며 이 중 52%는 휴대폰에 가장 큰 책임이 있다고 했습니다. 

그러나 한 기사에 따르면 문제의 원인이 되는 건 꼭 휴대폰 자체가 아니라 여러 업무를 한꺼번에 처리하고자 하는 욕구라고 합니다. 미팅에서 디지털 기기를 완전히 금지하는 게 항상 좋은 건 아니지만 기획자로서의 역할을 통해 정확성, 명확성, 참여성, 협력성을 유지하고 전체에서 한 사람의 목소리만 나오지 않도록 균형을 유지하세요. 참석자들이 여러 업무를 처리하는 경우 지루하게 느낀다거나 협력이 제대로 되고 있지 않다는 의미일 수 있습니다. 

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