마지막 순간에 성공적인 이벤트 기획하는 방법

촉박한 이벤트 진행을 맡으셨나요? 저희가 도와 드리겠습니다!

완벽한 이벤트 기획의 세계라면 고객이 정말 훌륭한 이벤트를 진행할 수 있도록 우리에게 충분한 시간과 예산을 주고 전적으로 믿고 맡기는 거겠죠. 기획자 여러분 모두 하는 일을 무척 사랑하고 다른 일을 한다는 것은 상상할 수도 없다고 할 수 있으시겠지만 우리가 일하고 존재하는 세상은 불완전한 세상(이고 업계)이라는 것 또한 어쩔 수 없는 사실이고, 기한이 촉박한 저예산 이벤트는 그렇게 드문 일이 아닙니다. 

그렇다 하더라도, 완벽한 이벤트를 기획하기에는 시간이 촉박하다는 것이 고객의 기대치를 밑도는 결과를 만드는 데 대한 변명이 될 수는 없습니다. 오히려, 이벤트 전문가로서 여러분이 가진 생산성과 기획력을 본격적으로 발휘할 수 있는 기회가 될 것입니다. 물론, 그렇다고 해서 스스로 영웅 역할을 자처해 모든 일을 혼자 도맡아 하려고 해야 한다는 뜻은 아닙니다. 갑작스러운 이벤트를 성공적으로 진행하는 데 도움이 되는 네 가지 팁을 소개합니다. 

스트레스에 대한 인식을 반전시켜 보세요 

기한이 심하게 촉박한 이벤트 기획 업무를 맡아 달라는 얘기를 들으면 누구나 대부분 첫 반응은 당연하게도 스트레스가 될 것입니다. 하지만 최근 Harvard Business Review에 게재된 연구 결과에 따르면 스트레스에 직면했을 때 얼마나 성공적인 결과를 만들 수 있느냐는 바로 이 첫 인식의 순간에 결정된다고 합니다. 

가장 중요한 것: 내가 통제할 수 있는 요소는 무엇이고, 내 통제 밖의 요소는 무엇인가? HBR 기사에서 얘기하듯이, 여러분은 스트레스를 긍정적인 방향으로 전환시킬 수 있지만 이는 여러분이 달성할 수 있는 요소에 연결되어 있는 경우에만 가능합니다. 48시간이라는 시간이 주어졌다면, 그 시간 내에 소셜미디어나 뉴스레터지 발송을 통해 원하는 만큼의 홍보 효과를 낸다는 것은 거의 불가능할 것입니다. 하지만 간단하고 확실한 메뉴를 준비하는 것은 가능한 일일 것입니다. 그 순간부터는, "어떻게 하면 스트레스에 의해 촉발된 이 에너지를 앞으로의 업무에 더 효과적으로 대비하는 데 사용할 수 있을 것인가?"라고 자문해 보세요. 별것 아닌 듯 싶을 수 있지만 이렇게 자문해 보는 것이 다음 단계에 대비해 스스로 중심을 잡는 데 도움이 될 수 있습니다. 

남은 시간을 며칠이나 몇 시간 단위가 아니라 몇 분 단위로 측정하세요

Google Calendar의 자동 미팅 설정을 보면 알 수 있듯이, 우리 뇌는 1시간 단위의 생산성 점증에 가장 익숙합니다. 하지만 Forbes 지의 기사에 나와 있듯이, 시간이 촉박해지면 분 단위로 집중하기 시작해야 합니다. 

이 기사에서 말하는 것처럼, 가장 성공적인 유형의 사람들(이 설문조사에서는 올림픽 참가 선수들, 전과목 A학점 학생들, 기업가 및 억만장자들)은 하루 내내 생산성을 유지하기 위해 분 단위 일정을 따른다고 합니다. (하루는 1,440분으로 이루어져 있기 대문에 생산성 목표를 달성할 만한 시간이 충분하고도 남습니다.) 이 기사에서는 많은 사람들이 믿고 의지하는 할 일 목록은 버리는 것이 좋을 것이라고 얘기합니다. 할 일 목록 항목 중 실제로 실행되는 부분은 41퍼센트에 불과하다는 것입니다! 

이벤트가 시작되는 순간까지 실제 처리해야 할 업무, 화장실 휴식 시간, 엄마한테 전화 드릴 시간 등 사소한 일까지 모두 감안해 15분 단위로 일정을 계획하세요. 

Twitter 홍보 시간을 10배로 늘리세요

특히 기념 및 축하 이벤트나 네트워크 이벤트의 경우, 미팅까지 남은 몇 주, 며칠은 SNS 프로모션에 있어 결정적인 중요성을 갖습니다. 하지만 몇 시간밖에 여유가 없는 경우 스팸을 남발하지 안고 소셜 미디어를 통해 미팅을 홍보하려면 어떻게 해야 할까요?  

Bizzabo의 한 블로그에 따르면 하루에도 여러 번 포스팅하는 것을 단순히 환영할 뿐 아니라 오히려 그것을 기대하는 사람들이 많은 Twitter야말로 아주 좋은 출발점이라고 합니다. Fast Company 지에 실린 한 기사는 Facebook은 하루에 두 번, LinkedIn은 하루에 한 번 포스팅하는 것이 좋은 반면 트윗은 하루에 14회 하는 것이 좋다고 얘기합니다. 시간이 촉박한 가운데 이벤트 홍보에 Facebook이나 LinkedIn을 사용하는 경우 더 전략적인 접근 방법이 필요합니다. 예를 들어, 게시물의 대상으로 삼을 수 있는 고객 또는 업계 특정적 단체가 있는가 입니다. 특정 단체를 대상으로 포스팅하는 경우 수많은 포스트 물결에 묻혀서 지나가버릴 가능성이 줄어듭니다. 

실내 장식에 창의성을 발휘하세요 

촉박한 상황에서 이벤트를 기획할 때는 중요한 순서대로 일을 진행하는 것이 좋은 생존 전략입니다. 안타깝지만 그렇게 할 경우 메뉴나 등록 절차 등 일차적인 필수 항목들을 우선적으로 해결하는 과정에서 독특한 실내 장식 요소나 테마적 요소를 추가하는 등 "재미"적 요소는 밀려날 수 밖에 없다는 뜻이 될 수도 있습니다.  

시간이 얼마 없더라도 실내 장식 면에서 주저하지 말고 창의성을 발휘하세요. 근처 꽃가게에 가서 신선한 센터피스 꽃장식을 사올 시간이 없으시다고요? 대신 빈 꽃병을 조약돌이나 암석, 구슬, 장식물로 채워 보세요. 아니면, 공식 이벤트 알림 표지판 대신 간단한 칠판 디자인으로 소박한 맞춤 룩을 연출해 보는 것도 좋습니다. 

색다른 공간 활용을 두려워하지 마세요

대규모 이벤트라고 하면 자동적으로 대형 강당이나 파티를 할 수 있는 연회장을 떠올리게 마련이지만, 고객이 촉박한 일정으로 미팅 기획을 요청하는 경우 그런 공간이 남아 있으라는 보장이 없습니다. 하지만 앞에서 자세히 설명드렸다시피, 색다른 이벤트 공간을 단순히 차순위 선택으로 고려할 것이 아니라, 참가자들에게 호텔이 가진 최고의 시설 자산을 자랑하면서 동시에 호기심을 자극할 수 있도록 마련된 독특한 분위기를 제공할 수 있는 기회로 생각해 보세요. 기념 및 축하 이벤트나 네트워크 이벤트라면 사람들이 어울릴 수 있는 야외 수영장이 꼭 맞는 선택이 될 것이고, 생산적인 아이디어 개발이나 연수 미팅이라면 차분한 파티오가 적절한 편안함(과 진지함)이 있는 분위기를 조성해 줄 수 있을 것입니다. 

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