원탁 토의를 최대한 활용하세요

모두에게 유용한 방법으로 원탁 토의를 계획하는 방법을 알려 드립니다

원탁 토의는 그냥 정장을 입고 하는 PowerPoint 프레젠테이션이 아닙니다. 원탁 토의는 이벤트의 성패를 결정짓는 플랫폼 역할을 할 수 있는 만큼 계획을 잘 세우는 것이 중요합니다.
 
모두가 유용하게 활용할 수 있는 원탁 토의를 기획하는 방법을 알아보세요.

원탁 토의의 형식 결정하기

원탁 토의 형식과 자리 배치는 미팅 목적과 이벤트의 구체적인 요구에 따라 달라질 수 있습니다. 예를 들어, 참석자 수가 많은 경우(10명 이상), 여러 개의 원탁 그룹으로 나눠서 모두가 참여할 기회를 가질 수 있도록 합니다.

참석자 수가 많을수록 모든 사람이 참여할 기회를 갖는 데 필요한 시간이 길어진다는 점을 기억하세요. 토의가 매끄럽게 진행되고 제시간에 끝날 수 있도록 하려면 한 그룹당 5~10명 정도로 유지하는 것이 좋습니다.

아니면, 패널 토의 형식처럼 주요 전문가들을 초청해 청중 앞에서 원탁 토의에 참여하도록 하는 것도 방법입니다. 심지어 청중들로부터 질문을 받아 청중들에게도 참여할 기회를 줌으로써 스포트라이트는 전문가에게 집중시키면서 동시에 원탁 토의 느낌을 부여하는 방법도 있습니다.

원탁 토의 계획 세우기

원탁 토의 형식을 선택하고 나면 컨퍼런스의 주요 목표를 적습니다. 원탁 토의는 이런 목표들을 달성하는 데 도움이 되어야 합니다. 예를 들어, 컨퍼런스의 목표가 업계 변화에 대해 참석자들을 교육시키는 것이라면 원탁 토의 중에 반드시 그와 관련한 논의를 촉진하는 주제와 질문을 다루도록 해야 합니다.

토의 중에 다루기로 결정한 주제는 반드시 의제에 포함시켜야 합니다. 의제는 원탁 토의의 청사진 역할을 하는 것으로, 토의가 시작되기 전에 모든 참석자들에게 배포해야 합니다. 의제에는 다음과 같은 정보가 포함되어야 합니다:

  • 토의의 목적 또는 주제
  • 주요 질문과 토픽
  • 소개, 주제 변경, 마무리 생각 같은 각기 다른 토의 구성 섹션 진행을 위한 타임라인
  • 참석자(청중 앞에서 진행되는 원탁 토의)
  • 언급해서는 안 되는 주제에 관한 지침 등의 규칙, 또는 다른 참석자들에 대한 예의를 지켜 달라는 리마인더

참석자들이 청중 역할을 하게 되는 단일 원탁 토의를 주최하는 경우 참가자들이 준비해야 할 토의의 핵심 요점을 나열하고, 해당 주제에 대해 전문 지식을 보유한 사람들에게 초대장과 함께 그 목록을 보내도록 하세요. 의견이 다른 사람들의 경우 더 열띤 토론을 이끌어낼 수 있는 만큼 의견이 많이 다르다고 해서 초대하기를 주저하지는 마세요.

각 토의 그룹별로 강력한 진행자를 선택하는 것은 원탁 토의 계획에서 핵심적인 부분입니다. 진행자는 형식과 주제, 위에 언급된 “청사진”에 대해 잘 알고 있어야 합니다. 또한, 진행자는 대화가 주제를 벗어나지 않도록 언제든지 토의에 끼어들어야 할 수 있습니다.

원탁 토의가 계속 진행되게 하기

그럼 토의가 이제 막 시작되려고 할 때 어떻게 해야 할까요? 무엇보다, 참석자들 중에는 긴장한 사람들이 있을 수 있기 때문에 긴장을 풀어주고 매끄럽게 토의가 시작될 수 있도록 해야 합니다. 진행자에게 잠시 아이스브레이커 세션을 가지면서 악수를 하고, 서로 인사를 하고, 각자 자기 소개를 하는 시간을 가지도록 미리 일러 두세요. 

실제 토의를 시작하려면, 참가자들의 응답으로 토의가 시작될 수 있도록 진행자가 몇 가지 질문을 던질 수 있습니다. 누가 참여하는지, 하지 않는지 능동적으로 추적하도록 하세요. 나중에 참여도가 낮았던 사람에게 더 질문을 많이 하도록 합니다. 

때로는 주제에 따라 토의가 과열되거나 몇몇 참여자들만 얘기하는 상황으로 이어질 수 있습니다. 그런 경우에는 진행자가 통제권을 갖고 의제에서 정하는 바에 따라 상황을 바꿔 주어야 합니다.

마지막으로, 진행자는 참석자들에게 토의를 통해 무엇을 배웠는지 물어보고 확인해야 합니다. 참석자들에게 모두 감사 인사를 하고 다음에 만나기를 기대하겠다고 얘기합니다.

제대로 하기

원탁 토의는 이벤트에 적절한 논의 요소를 추가하는 훌륭한 방법입니다. 이벤트만의 독특한 요구사항에 맞춰 원탁 토의를 최대한 이용할 수 있는 방법을 브레인스토밍해 보도록 하세요. 그리고 혹시 원탁 토의가 포함된 이벤트를 기획하는 데 도움이 필요하시면 언제든지 도움이 되는 메리어트의 이벤트 코디네이터들에게 도움을 요청하세요. 
 

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