정규 업무 시간 외 이벤트

시간에 구애받지 않는 이벤트 기획 방법

사람들은 흔히 생각하는 행동 패턴에 맞춰서 이벤트 일정을 잡는 경우가 많습니다. 그런데 만약 색다른 접근법을 활용해 비슷한 수준의 성공을 거둘 수 있다면 어떨까요? 이벤트는 미팅 목적에 따라 참석자들이 참여할 가능성이 가장 높은 시간에 시작하는 것이 중요합니다. 하지만 미팅 목적에 따라 보통 업무 시간인 9시부터 5시 사이 이외 시간(저녁 시간과 아침 시간 중)에 이벤트를 개최한다면 기존 방식을 한층 증폭시킬 수 있는 다양한 이점을 누릴 수 있습니다.

이 아이디어는 싱어송 라이터 Tanya Chua가 최근에 르네상스 아시아 퍼시픽과 제휴 관계를 맺으면서 구상된 것으로, 9시부터 5시 이외의 시간대에서 참석자의 삶을 더 풍성하게 만들고 5시부터 9시 이후 시간대의 가능성을 확대하는 데 초점을 두고 있습니다. 우리는 이 협력을 계기로 다소 특이한 시간대라 하더라도 각 이벤트에 가장 적합한 시간대를 선택하는 방법에 대해 생각하게 되었습니다.

조식 이벤트

기존 업무 시간 이전에 열리는 회의라니 이상하게 보일 수 있지만, 아침 일찍 일어나는 사람들은 대부분 아침에 최고의 기량을 발휘하기 때문에 조식 이벤트를 진행하는 것이 생각보다 더 일리가 있을 수 있습니다. 기금 마련 행사든 기업 미팅이든, 학술 모임이든, 조식 모임에는 다음과 같은 이점이 따를 수 있습니다.

  • 참석률이 높아집니다: 분주한 낮 시간에는 너무 바빠 이벤트 참석이 힘든 경우가 많지만 이벤트 시간이 정규 업무 시간과 겹치지 않는다면 참석하겠다고 답할 확률이 더 높아집니다.
  • 팬케이크 드실 분? 커피, 페이스트리, 과일 등 향긋하고 먹음직스러운 인기 조식 메뉴를 준비해 사람들을 유혹하는 것도 좋은 방법입니다.
  • 두뇌 활동이 활발해집니다: 연구에 따르면 사람들은 아침 시간에 가장 머리가 맑고 생산성이 높다고 합니다. 따라서 브레인스토밍이나 활발한 토의를 요하는 이벤트를 조식 시간 중에 진행한다면 가장 효과가 좋을 것입니다.

퇴근 후 이벤트

퇴근 후 이벤트는 직원들이 업무 환경에서 벗어나 즐거운 활동을 하면서 결속력을 높일 수 있기 때문에 직원들 간 단합을 도모하기에 아주 좋은 방법입니다. 가까운 공원 나들이나 한 잔 하기, 이벤트 후 애프터 파티 등 다양한 퇴근 후 이벤트가 가능합니다. 창의성을 발휘해 다음과 같은 퇴근 후 이벤트의 이점을 누려 보세요.

  • 투자 수익: 불만이 있는 직원은 사업에 재정적으로 부정적인 영향을 미칠 수 있습니다. 최근 한 분석에 따르면 불만 있는 직원으로 인해 발생하는 연간 기업 비용이 평균 $38,000에 달한다고 합니다! 이러한 결과는 직원들의 만족이 일터에까지 전달될 수 있는 퇴근 후 이벤트의 중요성을 잘 보여 줍니다.
  • 생산성 증가: 한 연구 결과에 따르면 만족도 높은 직원의 생산성은 12% 더 높다고 합니다. 직원 불만족의 가장 큰 원인 중 하나는 결속력의 부재라고 하는데, 이는 퇴근 후 이벤트를 통해 개선할 수 있습니다. 만족도가 높은 직원은 생산성도 높습니다. 누이 좋고 매부 좋은 일이죠.

퇴근 후 이벤트 기획 시 고려할 사항

  • 참석자들의 의견을 물어보세요: 저녁 모임은 서로 어울리기 정말 좋은 기회이고, 참석자들이 좋아하는 활동을 할 수 있을 때 이벤트에 참석하고자 할 가능성이 더 높습니다. 직원들에게 어떤 것을 하고 싶은지 물어보고 그렇게 얻은 아이디어를 기획 과정에서 반영하세요. 여가 활동의 의미가 사람마다 다르다는 점을 염두에 두고, 반드시 모두가 두루 즐길만한 활동을 기획하도록 해야 합니다. 예를 들어 칵테일 아워는 흔히들 하는 퇴근 후 이벤트이지만 술을 마시지 않는 사람들에게는 외로운 시간이 될 수 있는 만큼, 독창적인 무알코올 목테일을 제공하면 문제를 쉽게 해결할 수 있습니다.
  • 참석 여부를 선택 사항으로 하세요: 퇴근 후 모임을 개최한다는 것은 사람들에게 그들의 자유 시간을 가족이나 친구 대신 직장 동료와 보내자고 말하는 것입니다. 참석을 강제하지 마세요. 어쩔 수 없이 참석하는 것보다 본인이 원해서 참석하면 더 즐거운 시간을 보낼 수 있습니다.
  • 적합한 장소를 선택하세요: 퇴근 후 이벤트를 기획할 때는 참석자들이 원하는 대로 맞춰 주는 것이 좋습니다. 평소 일과를 바꾸라고 요청하는 것이기 때문에 기분을 맞춰 주고 여러분이 참석자들의 편안함을 염두에 두고 있다는 것을 보여 주도록 하세요. 5성급 JW 메리어트 푸꾸옥 에메랄드 베이 리조트 & 스파 같은 고급스러운 장소를 고려해 보세요. 장소가 마음에 든다면 참석자들은 높은 생산성으로 보답할 가능성이 높습니다. 이벤트 의도에 관계 없이 푸꾸옥 같은 수준 높은 장소를 선택하면 모든 참석자에게 풍성한 경험을 선사할 수 있습니다. 
  • 네트워킹 기회를 이용하세요: 저녁 식사와 칵테일 모임은 훌륭한 네트워킹 기회가 되는 만큼 저녁 시간대로 계획하는 것이 좋습니다. 네트워킹 이벤트 시기는 참석자들이 어느 정도 한 주의 고비를 넘긴 목요일이 가장 좋습니다. 긴장을 풀고 편안한 시간을 보낼 수 있기 때문에 대화도 부드럽게 진행되어 비즈니스 관계에도 좋습니다.
  • 잘 대접하세요: 식사가 나오는 이벤트인 경우 식사는 몇 시에 서빙해야 할지 잘 생각하셔야 합니다. 식사 시간은 퇴근 후 이벤트에서 매우 중요한 고려 사항입니다. 퇴근 후 타이밍을 케이터링 담당 직원들과 잘 조율하는 것이 특히 중요합니다. 저녁 식사 케이터링을 할 만한 예산이 없을 경우 이벤트 시간을 저녁 식사 시간 이후로 잡으세요. 그렇지 않으면 사람들이 식사를 기대하고 오게 되니까요. 참석자들의 기대에 부응하는 것이야말로 성공적인 이벤트를 보장하는 요소입니다.

기존의 방식 범위를 넘어서는 기획을 해야만 남다른 성공에 도달할 수 있습니다. 9시~5시 모델만 엄격하게 고수하다 보면 기획하는 이벤트가 비즈니스 이벤트이든 엔터테인먼트 이벤트이든 당신의 잠재력을 제한할 수 있습니다. 

 

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