미팅 콘텐츠와 관련하여 할 것과 하지 말아야 할 것

연구에 기반한 다음의 전략을 통해 참석자가 원하는 미팅 콘텐츠를 제공합니다.

유인물, 인쇄물, 온라인 자료에 대한 링크—미팅 자료가 무엇이 되었든 참석자와 콘텐츠를 공유하면 참석자가 미팅 목적에 따라 더 적극적으로 참여할 수 있습니다. 

하지만 2019년 컨퍼런스 산업 보고서(State of Conference Industry Report)에 따르면 콘텐츠를 제공하는 방법이 콘텐츠 자체만큼 중요하며, 많은 기획자들은 참석자가 원하는 콘텐츠 유형의 변화를 실감하고 있습니다.  

회의 콘텐츠에 관하여 연구에 기반한 5가지 해야 할 것과 하지 말아야 할 것은 다음과 같습니다.

인쇄 자료를 최소화 하세요. 

출력을 멈추세요! 약 56퍼센트의 기획자는 참석자가 인쇄물을 점점 사용하지 않고 있다고 말합니다. 즉, 종이 유인물을 활용하는 96퍼센트의 기획자는 앞으로 큰 변화를 겪을 수 있다는 뜻입니다. 그렇다면 왜 변화가 일어날까요? 이유는 간단합니다. 68퍼센트의 기획자에 따르면 웹 기반 콘텐츠에 대한 높은 수요가 보였습니다.     

다양한 기기에 맞게 웹 자료를 최적화하는 것을 잊지 마세요.

웹 콘텐츠의 급증에 현혹되지 마세요. 참석자들은 데스크톱뿐 아니라 전화기, 태블릿 및 기타 기기에서도 미팅 자료를 이용할 수 있기를 바랍니다. 실제로 기획자의 65퍼센트는 특히 모바일에서 쉽게 이용할 수 있는 자료에 대한 수요의 증가를 보고 있습니다. 기획자에게 이러한 변화는 모든 웹 콘텐츠가 다양한 포맷에 맞게 설계되고, 최적화되어야 한다는 뜻입니다. 이렇게 되면 참석자는 언제 어디서나 원하는 기기로 이벤트 자료를 이용할 수 있습니다.

콘텐츠를 상호 소통이 가능하게 하세요.

참석자가 바라는 게 더 있다고요? 기획자의 약 48퍼센트는 상호 소통이 가능한 자료에 대한 요구의 증가를 보고 있습니다. 다시 말해서 참석자는 보다 역동적인 콘텐츠, 즉 적극적으로 참여할 수 있는 콘텐츠를 원합니다. 플라워 아트의 한 가지 방법은 바로 참석자의 지식을 확인하기 위해서 설문 조사 또는 퀴즈로 미팅 콘텐츠를 나누어 보세요. 

길게 책을 쓰지 마세요.

할 말이 많을 수 있지만, 참석자는 미팅 목적에 대한 장문의 글을 읽을 시간이 없습니다. 사람이 집중할 수 있는 시간이 8초라는 점을 감안할 때, 46퍼센트의 기획자가 더 짧은 이벤트 자료가 필요하다고 여기는 것은 당연합니다. 요점은 유인물은 줄이고, 회의가 그 자체로 전달되게 하세요.

시각적 자료를 극대화 하세요.

콘텐츠가 짧을수록 참석자의 선호에 맞는 더 크고 좋은 시각적 자료를 활용할 수 있는 기회가 많아집니다. 42퍼센트의 기획자는 시각적인 미팅 자료에 대한 수요가 높다고 합니다. 따라서 다채롭고 창의적인 방법을 발휘하여 미팅 목적을 말하지 말고 보여 주세요. 의미가 이미지에 묻혀버릴까 봐 걱정되는 경우, 인포그래픽과 같은 스토리텔링 기법을 사용하여 시각적인 방식을 벗어나지 않고 핵심을 설명해 주세요.
 

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