기획자에게 꼭 필요한 협력자

성공적인 이벤트를 위해 모든 기획자에게 필요한 조언

이벤트를 계획하는 데 정말 많은 사람이 필요하다는 말은 지나친 표현이 아닙니다. 성공적으로 미팅을 조직하려면 모든 분야의 전문 지식을 갖추고 잘 구성된 다각적인 팀이 필요합니다. 모든 협력자는 똑같이 중요하지만, 일반적으로 이벤트를 성공적으로 이끌거나 그르치게 하는 것은 재무 및 기술 협력자의 의견입니다.

그 이유는 다음과 같습니다.

스마트한 자금 움직임

모든 결정을 내리기 전 첫 번째 질문은 대개 “이것이 미팅 목적에 맞는가?”입니다. 두 번째: “예산에 맞는가?” 

모든 예산은 제한이 있기 마련이라 의사 결정에 돈이 중요한 역할을 하고, 한 푼이라도 허투루 지출하지 않게 재무 설계사가 도와줄 수 있습니다. 예산 담당자의 의견을 무시하면 미팅을 재정적 위기에 빠뜨릴 수 있습니다.

전반적으로 자금을 모니터링 하는 것 외에 재무 협력자는 이전의 예산 정보도 알려 줄 수 있습니다. 비슷한 예산과 목적을 가진 이전 미팅에서 대부분의 예산을 케이터링에 사용했다고 가정해 봅시다. 참석자가 음식은 좋았지만 더 깊이 있는 세션을 원한다고 피드백을 준 경우, 기획자는 적절한 발표자를 찾고 세션 활동을 조직하는 데 더 많은 예산을 할당해야 한다는 사실을 알게 됩니다.  

기술에 대해 얘기해 봅시다

미팅 기획자가 직면한 가장 어려운 과제 중 하나는 기술 트렌드에 뒤처지지 않는 것이기 때문에 기술 공급 업체의 권장 사항이 훨씬 중요해지는 상황은 당연합니다. 

기술 파트너와 대화하는 것은 현재 트렌드에 부합할 뿐만 아니라, 미팅을 현대적으로 만들고 기술적으로 앞서도록 도와줍니다. 다른 이유: 모든 기획자가 기술적인 분야에 능통할 수는 없기 때문에 기술적 노하우가 있는 협력자와의 협업을 통해 시간과 비용을 절약할 수 있습니다. 예를 들어, 메리어트의 미팅 서비스 앱과 같은 하나의 풀 서비스 소프트웨어 솔루션이 아닌 여러 개의 기술 솔루션을 사용할 경우 기획 팀은 조직적인 혼란에 빠질 수 있습니다. 기술 파트너는 잠재적인 소프트웨어 혼란을 제거하는 솔루션을 제공할 수 있습니다. 

모든 일을 직접 하는 기획자를 위해

때로는 기획자가 자기 능력 밖의 리소스에 접근할 수 없는 경우도 있습니다. 그래도 괜찮습니다. 팀이 없는 상황에서 기획자는 자신이 가진 기술로 미팅 목적을 달성하기 위하여, 필요한 조사를 능동적으로 하는 게 중요합니다. 

이벤트 예산과 관련하여 사람이 실수할 수 있는 스프레드시트는 생략하고, 대신 예산 소프트웨어를 사용하세요. 기술의 경우, 너무 복잡하게 만들지 마세요. 새로운 시스템이나 플랫폼을 시작하기보다, 알고 있는 소셜 미디어 및 기타 플랫폼으로 작업을 하세요. 친숙한 기술을 사용해야 미팅 중 문제가 발생했을 때, 고객 서비스 센터 담당자에게 의존하지 않고 어떻게 문제를 해결할 지 바로 알 수 있습니다. 
 

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