Clever Carly: ‘미참석’ 비용을 줄이는 방법

다음 비법으로 참석을 격려하세요

안녕하세요, 전문 기획자 여러분!

불평하기는 싫지만, 기획을 하면서 느끼는 가장 큰 불만 중 하나는 기획자들이 통제할 수 없는 상황이 있다는 것입니다. 이벤트에 참석하겠다고 해 놓고 나타나지 않는 사람들처럼 말입니다.

미참석이 발생하면 외주업체들에게 약속한 금액을 지불하는 것에도 영향이 생기고, 여러분과 고객에게도 비용적으로 부담이 됩니다. 그리고 몇 달 동안 기획을 한 기획자의 입장에서 볼 때, 처음에는 미팅에 큰 관심을 보이며 참석하기로 한 사람이 막상 참석하지 않는다면 정말 실망스러울 수 있습니다. 하지만 불평만 할 수는 없습니다.

미참석률이 꼭 여러분의 기획 능력을 대변하는 것은 아니지만, 참석 여부에 ‘예’라고 답한 사람과 실제로 참석하는 사람의 수를 일치시킬 수 있는 방법이 있습니다. 몇 가지 아이디어를 소개합니다.

독점 콘텐츠 공개

나중에 미팅의 동영상을 라이브스트림하거나 업로드하겠다고 하며 초대장을 보내면 사람들은 이벤트에 참석하거나 사람들과 직접 만나 교류하는 것에 큰 매력을 못 느끼게 됩니다. 즉 독점 연설자, 패널 또는 경품 등 실제로 참석하는 사람들에게만 기회가 있는 귀한 콘텐츠를 제공하여 참석하지 않는 경우 놓칠 수 있는 사항이 무엇인지 미리 알려 줄 수 있는 방법을 찾아야 합니다. 

적극적인 소셜 미디어 활용

소셜 미디어는 인맥을 늘리는 수단이라는 점을 활용하여 여러분의 기획 이벤트를 홍보하세요. 이벤트 날이 가까워질수록 게시물 수를 늘려 가며 홍보하되 사람들이 성가시다고 느낄 수도 있으므로 너무 많이는 하지 않도록 주의하세요. 동영상, 블로그 게시물, 사진, 이벤트 미리보기 등 참석자들에게 인상을 남길 수 있는 자료들을 공유하여 기대치와 참석률을 높일 수 있습니다.

네트워킹 이벤트를 주최한다면 Facebook에 참석자용 그룹을 만들어서 이벤트 전에 소통할 수 있는 기회를 고려해 보세요. Facebook을 통해 교류하면서 서로 이번 이벤트에 대한 기대감을 높일 수도 있고, 이벤트가 시작되기 전에 새로운 인맥을 맺으면 사람들을 직접 만나는 것에 대한 동기부여가 되기도 합니다. 

참석여부 변동사항 확인

이벤트 며칠 전에 참석하겠다고 답했던 사람들에게 다시 연락해서 이벤트 일정을 상기시키고 변동사항이 있는지 확인합니다. 답변을 통해 참석할 것으로 예상되는 대상자, 참석하지 않게 될 수도 있는 사람의 수 등을 더 잘 파악할 수 있습니다. 특정 이벤트의 미참석으로 인한 비용적 손해가 특히 큰 경우라면 대기자 명단을 만들어서 다음 순서에 있는 대상자에게 참석 기회를 제공하는 방식을 고려해 보세요. 

미참석 비용 분석 

이벤트가 끝나면 비용을 분석해 보는 시간을 가지세요. 누가 왔고, 누가 안 왔고, 온다고 한 사람은 누구이고 등으로 말입니다. 회의에 참석하지 않은 사람들에게 연락해 그 이유를 물어봅니다.
이런 정보는 이벤트 기획 시 장기적으로 유용하게 활용할 수 있습니다. 이벤트가 반복적으로 함께 일하는 고객을 위한 연례 미팅인 경우 이런 정보를 이용해 다음 해의 참석자 수를 채우고 결과적으로 향후 예상 참석객 수를 줄인 예산으로 진행할지 여부를 더욱 잘 예측할 수 있습니다.

미참석은 기획자가 항상 막을 수 있는 상황이 아닙니다. 하지만 기획 접근 방식에 약간의 변화를 주면 ‘아마도 참석’에서 ‘반드시 참석’으로 바꿀 수도 있습니다.

그럼 다음 시간에 만나 뵙겠습니다.
Clever Carly

 

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