Clever Carly: 성공적인 미팅 기획자가 갖춰야 할 필수 자격 요건

기획 분야에서 성공하려면 필요한 것

안녕하세요, 멋진 기획자 여러분!

여러분은 어떠신지 모르겠지만 저는 이벤트 기획을 열린 기회의 장으로 생각하는 것을 좋아합니다. 실제로 이벤트 기획에서 제가 좋아하는 부분 중 하나가 누구나 참여해 즐길 수 있다는 것입니다. 하지만 물론 주어진 일은 해낼 준비가 되어 있어야겠죠. 하지만 그게 핵심입니다. 솔직히 준비가 되어 있지 않은 사람들도 있습니다. 성공은 보장된 것이 아니며 정말 열심히 노력해야 합니다. 그래서 생각하게 된 것인데, 효과적인 미팅 기획자가 갖춰야 할 조건은 무엇일까요?

이 분야에서 제 자신의 경험과 기획자 동료, 친구들과의 대화를 바탕으로 정리한 성공적인 미팅 기획자의 3대 조건을 소개합니다.

1. 원만한 성격

이벤트 기획은 혼자 하는 일이 아닙니다. 많은 사람들의 도움이 필요하죠. 항상 많은 사람들과 통화를 하고, 직접 만나고, 문자나 이메일을 주고받게 됩니다. 이벤트 당일까지 끊임없이 고객, 공급업체, 후원사, 팀원들과 소통하고, 이벤트 하나가 마무리되면 또 다른 프로젝트로 옮겨 같은 대화와 소통 과정을 또 다시 반복하게 됩니다. 많은 사람들과 같이 해야 하는 일인 만큼, 사람을 좋아하지 않거나 가식적으로라도 원만하게 대하기 힘들다면 기획 분야에서 살아남기 힘들 겁니다.

이벤트 기획을 하려면 많은 사람들과 같이 일해야 할 뿐 아니라 여러 가지 다른 유형의 사람들과 협력할 수 밖에 없습니다. 그리고 솔직히 말하자면 정반대 성격의 사람이나 일하는 성실성에서 차이가 있는 사람과 같이 일하는 것은 특히 기한이 정해져 있거나 문제가 생기는 경우 정말 힘들 수 있습니다. 하지만 성격이 원만한 기획자라면 의견 불일치가 있더라도 사람들을 다루는 방법을 알기 때문에 결국에는 일이 되도록 할 수 있습니다.

2. 정리성

할 일은 정말 많고 시간은 너무 촉박합니다. 업무 상황이나 기한을 제대로 챙기지 않으면 일이 잘못되기 쉽습니다. 미루는 습관은 모든 기획자에게 있어 일을 망치는 지름길인 만큼, 본인과 본인의 기획 요구에 맞는 정리정돈 스타일을 정립해 두는 것이 중요합니다. 기획 앱 사용, 매일 팀 체크인, 실시간 업데이트가 가능한 클라우드 문서 활용 등 다양한 방법을 생각해 볼 수 있습니다. 기획자마다 프로세스가 다른 만큼 자신에게 가장 잘 맞는 방법은 무엇인지 찾을 때까지 한두 차례(또는 서너 차례) 시행 착오를 거치게 될 수 있다는 점을 기억하세요. 일단 본인 전략에 잘 맞고 훌륭한 미팅을 기획하는 데 적합한 방법을 찾으면 다음 프로젝트에서도 같은 기획 프레임워크를 적용해 똑같이 훌륭한 성과를 올릴 수 있습니다.

3. 유연성

전에도 말씀 드렸지만 다시 한 번 말씀 드립니다. 바로 기획 분야에서는 머피의 법칙이 여전히 생생하게 살아 있다는 사실입니다. 잘못될 수 있는 일은 잘못될 것이며 그것을 막을 방법은 없습니다. 물론 여러분은 업체에 세 차례나 확인하고 공항에서 이벤트 장소까지 적절한 시간 내에 스피커가 도착할 거라는 확답을 받는 등 만반의 조치를 하지만 그래도 케이터링 업체가 전채를 잊어버리거나 스피커가 오는 길에 사라지는 일이 생깁니다. 다시 말씀 드릴게요. 잘못될 수 있는 일은 잘못됩니다. 내가 어떻게 하더라도 항상 통제 범위 밖의 변수는 존재한다는 사실을 인식하는 것이 중요합니다.

최고의 기획자는 그런 변수들이 문제를 초래했을 때 그 상황에 어떻게 대처해야 하는지 아는 사람들입니다. 단순히 비상 시 계획을 얘기하는 것이 아닙니다(물론 그것도 몇 가지 준비해 둬야겠지만 말이죠). 제 말은, 효과적인 기획자라면 실망스러운 상황, 그리고 때로는 그런 예상치 못한 변동으로 인해 발생할 수 있는 실패에 대처해 신속하게 문제 상황을 제거하고 수습하는 방법을 배운다는 것입니다. 효과적인 기획자들은 이벤트가 계획했던 대로 진행되지 않는 경우 상황을 받아들이고 그래도 미팅 비전과 목적에 부합되도록 수정하는 방식으로 유연하게 대처합니다.

4. 창의성

미팅 목적에 관계없이 모든 이벤트에 반드시 필요한 한 가지가 있다면 바로 창의성입니다. 애초부터 그럭저럭 괜찮은 이벤트를 기획하려고 하는 이벤트 기획자는 없습니다. 다들 혁신적이고 독창적이어서 참석자들의 기억에 남고 고객들이 나중에 다른 프로젝트를 하게 되더라도 다시 찾게 만드는 그런 이벤트를 기획하고자 합니다. 그렇게 하려면 기획자가 무한한 상상력을 갖고 있어야 합니다.

하지만 창의성은 단순히 훌륭한 아이디어가 전부가 아닙니다. 그런데 예산과 공간적 제약, 전체적인 이벤트 기대 사항은 무한하지 않기 때문에 미팅 기획자들 입장에서는 반드시 미팅의 경계 내에서 창의성을 발휘하는 방법을 알고 있어야 합니다. 다시 말해, 독창적인 아이디어를 발휘해 구상 면에서도 탁월하지만 예산이나 다른 가능한 제약 사항에 부합되는 이벤트를 기획할 수 있는 방법을 알고 있어야 한다는 것입니다.  

와! 제가 기획자 여러분들께 너무 많은 것을 요구하나요? 물론 여러분의 능력이 일정한 기준에 부합되는지 판단하는 공식적인 테스트가 있는 것은 아닙니다. 단순히 이 분야에서 오래 살아 남는 데 필요한 기본 요소들이라고 할 수 있습니다. 아직 거기까지 못 갔다고 해서 걱정하진 마세요. 여러분이 맡는 모든 프로젝트에서 능동적으로 기획하면서 어떻게 하면 더 잘 할 수 있을지 생각해 보세요. 자기 성찰은 그만한 가치가 있으며 여러분이 기획하는 이벤트에서 그 효과가 드러나게 마련입니다.

그럼 다음 시간에 만나 뵙겠습니다.

Clever Carly

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