Clever Carly: 발표자 제안서 과정을 간략하게 하세요

다음 이벤트에 발표자를 초청하고 싶은가요? 훌륭한 발표자 제안서를 위해 다음 전략을 사용해 보세요.

안녕하세요, 동료 기획자 여러분!

이벤트 기획자라면 누구나 엔터테인먼트의 구성이 미팅을 성공시킬 수도 망칠 수도 있다는 사실을 알고 있습니다. 그러나 참석자와 소통하고 공감할 수 있는 발표자를 찾는 일은 전혀 다른 이야기가 될 수 있습니다. 

매혹적이고, 설득력 있는 프레젠테이션 의제를 만드는 방법은 많이 있습니다. 완벽한 발표자를 찾는 대신, 발표자가 제안서를 통해 다가오게 하세요. 

한편으로, 경쟁적인 선발 과정을 통해 전혀 새로운 발표자들을 구할 수 있습니다. 유일한 단점은: 모든 제안서를 선별하는 데 걸리는 시간입니다. 

크라우드소싱 형식으로 간략하게 하고, 이를 수행하는 동안 귀중한 계획 시간을 절약하려면 발표자 선출을 통해 다음 세 가지 작업을 수행해야 합니다. 

1. 구체화하세요.

일반적으로 발표자 제안서를 요청하면 수백 개의 프레젠테이션 제안서를 받게 되고, 그중 미팅 목적과 관련이 없는 제안서도 상당수가 될 것입니다. 계획할 시간은 정말 짧은데 처리해야 할 서류는 많은 것입니다. 훌륭한 제안서를 원한다면, 찾고 있는 프레젠테이션 유형을 명확하게 밝혀 주세요. 예를 들어, 의제로 삼고 싶은 주제가 있습니까? 아니면 멀리하고 싶은 아이디어가 있습니까? 더 구체적으로 알려 줄수록 더 관련성이 높은 제안을 받을 수 있습니다. 

2. 간략하게 할 것을 당부하세요. 

미팅에 따라 발표자 제안서로 잠재적 발표자가 할 연설 및 프레젠테이션 자료 사본을 미리 제출하게 요청할 수 있습니다. 발표자가 한 시간 동안 발표를 하거나 여러 명의 발표자가 있다고 생각할 때, 읽어야 할 자료가 산더미일 것입니다. 그리고 모든 제안서를 꼼꼼하게 읽을 시간이 없을 수도 있습니다.

해결책은 프레젠테이션을 간략하게 요약하거나 개요서를 작성하도록 요청하세요. 속표지 같은 거라고 생각하면 됩니다. 발표자는 이름, 발표 제목, 전반적인 어조와 메시지를 설명하는 몇 문장을 포함해야 합니다. 시간이 없는 기획자의 경우, 이러한 개요서는 회의에 가장 적합한 제안으로 범위를 좁혀주고, 어떤 제안서를 읽을지 고르는 데 도움을 줍니다.

3. 동영상을 넣으세요. 

제안서의 질을 넘어서서 발표자는 사람들 앞에서 말을 잘 해야 합니다. 그리고 현실을 직시합시다. 아무리 종이로 이루어진 제안서가 좋다고 하더라도, 말하는 사람의 개성이 없다면 성공적인 프레젠테이션이 되기 어렵습니다. 안타깝게도 사람의 공개 연설 능력은 읽고 있는 종이에서 튀어나오는 게 아닙니다. 

따라서 발표자 지원을 할 때, 동영상 제출을 추가로 요구할지 고려해 보세요. 잠재 발표자는 자신을 소개하는 2분짜리 짧은 동영상을 통해 발표를 미리 보여 주거나, 연설과 관련한 이전 영상을 보낼 수도 있습니다. 이런 방법으로 연단 위에서 발표자가 어떤 인상을 줄 수 있는지 정확한 느낌을 얻을 수 있습니다. 

여전히 많은 제안서가 있고, 모든 제안서가 주목 받기를 원하겠지만처음부터 기대치를 설정하면 발표자 범위를 좁히는 데 도움이 되므로 주제를 벗어난 아이디어와 제안에 시간을 낭비하지 않을 수 있습니다. 서류를 거르는 작업은 여전히 시간이 걸리지만, 소중한 시간이 될 수 있습니다. 그리고 소중한 시간이야말로 기획자로서 항상 얻고자 노력하는 게 아닐까요?

그럼 다음에 또 뵙겠습니다.

잘 기획해 보세요, 
Clever Carly
 

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