Clever Carly: 촉박한 일정으로 기획하기

제정신을 유지하면서 촉박한 기한 내에 이벤트를 기획하는 다섯 가지 요령

안녕하세요, 동료 기획자 여러분!

쉴 틈 없이 바쁜 몇 주를 보내고 나니 시간에 대해 많이 생각하게 되네요. 실존적 차원에서가 아니라 이벤트를 조직하고 계획하는 데 소요되는 시간이라는 측면에서 말이죠. 

보통 이벤트를 기획하는 데는 대부분 3~6개월 정도 시간이 필요합니다. 하지만 저를 포함해 많은 기획자분들이 눈치채셨겠지만 그건 이상적인 시나리오에 불과하고 현실은 그렇지 않습니다. 미팅은 한 달가량의 일정 내에 기획해야 하는 경우가 많습니다.

4주밖에 안 되는 짧은 시간 안에 해야 할 일은 산더미이지만 그래도 어떻게든 일이 되게 해야 하는 게 저희 기획자들의 역할입니다. 따라서, 여러분이 이런 상황에 놓이게 되었을 때 기한 내에 일은 진행되도록 하면서 동시에 제정신은 유지하는 데 필요한 요령 몇 가지를 알려 드리도록 하겠습니다. 

적으세요

짧은 시간 안에 처리해야 할 일이 많은 상황에서는 무슨 일을 언제 처리해야 할지 즉각적으로 알 수 있어야 합니다. 준비 첫날부터 이벤트 당일까지 완료해야 할 항목들을 하나도 빠짐없이 적는 작업부터 시작하세요. 큰 그림을 파악하고 있으면 특히 회의 날짜가 다가올수록 해야 할 일들의 우선순위를 정하는 데 도움이 됩니다. 

비인기 시간대를 노리세요

우선순위 얘기가 나와서 말인데, 장소 없는 미팅은 미팅이 아닌 만큼, 기획에서 가장 먼저 해야 할 일은 장소를 정하는 일입니다. 그런데 그게 가장 힘든 부분인 경우가 많습니다. 제일 먼저 1순위 장소에 전화해 가능 여부를 물어봐서 손해 볼 일은 없습니다. 하지만 대부분의 장소가 몇 달 전부터, 특히 주말에는 예약이 차 있는 경우가 많습니다. 마지막 순간 취소라는 기적도 가끔 일어나기는 하지만 가능성은 매우 희박합니다.

장소를 신속하게 확보하려면 주중 저녁이나 일요일 오후같이 인기 없는 시간대에 이벤트를 진행하는 방법을 생각해 보세요. 수요일 밤 갈라라고 하면 토요일 밤 스와레(격식 있는 파티)하고는 확실히 어감이 다르기는 하지만 한 주의 중간쯤에는 사람들이 쳐지는 경우가 많기 때문에 우리 이벤트가 그런 분위기에 활력을 불어넣어 주는 특효약 역할을 할 수도 있습니다. 

업무 분담, 업무 분담, 업무 분담

장소를 정했으니 예정대로 진행되겠죠, 그렇죠? 여러분이 혼자 일하는 게 아니라 팀으로 일하는 데는 그만한 이유가 있는 겁니다. 기획자 혼자서 촉박한 기한 내에 이벤트를 기획해 내는 부담을 짊어져서는 안 됩니다. 그러니 업무를 분담하세요! 그런 다음, 주 단위로 확인 통화를 실시해 모든 팀원들, 모든 업무가 예정대로 진행되고 있는지 확인하세요. 쓰고 싶었던 납품업체를 쓸 수 없게 되었나요? 확인 통화 시간은 그런 문제를 해결하고 해결책을 브레인스토밍할 기회로도 활용할 수 있습니다. 

다용도를 강조하세요

촉박한 일정으로 기획하다 보면 필수 요소가 아닌 문제들은 처리할 시간이 없는 경우가 많습니다. 할 수만 있으면 얼음 조각 센터피스가 있으면 좋겠죠. 하지만 그게 과연 미팅의 성패를 가르는 요소일까요? 아마 없을 겁니다. 

대신 필수 이벤트 아이템들을 여러 가지 용도로 활용할 수 있는 방법을 생각해 보세요. 예를 들어, 음식은 당연히 서빙을 해야 하는데 보기에 좋으면서 참석자들을 즐겁게 해야 합니다. 그렇다면, 이 두 가지 목적을 모두 만족시킬 수 있는 방법은 없을까요? 식사 시간과 장식을 혼합하는 독특한 플레이팅 기법을 시도해 보거나 엔터테인먼트 가치 측면에서 높은 점수를 받는 인터랙티브 셰프 익스피리언스를 시도해 보세요.  

분명히 말씀드리자면 세부 사항을 포기해야 한다거나 창의력에 제약을 두어야 한다는 뜻이 아닙니다. 중요한 것은 효율성입니다. 다목적 접근법이 모든 미팅에서 적절한 것은 아니지만, 빡빡한 일정 속에 조금의 여유를 만드는 데 도움이 될 수 있습니다. 

자신의 한계를 알아 두세요

모두 다 잘하고 싶지만 항상 가능한 일은 아닙니다. 그 사실을 깨달았을 때 패배감이 느껴질 수도 있겠지만 그럴 필요는 없습니다. 우리는 사람이지 신이 아니니까요! 자신의 한계를 알고 언제 ‘아니요’라고 말해도 괜찮은지 아는 것이 중요합니다. 예를 들어, 촉박한 일정으로 일하다 보면 끝없는 고객 변경 사항을 모두 수용하지 못할 수 있습니다. 고객에게 일정과 더불어 일정을 지키지 못하면 이벤트의 성공 여부가 위험해질 수 있다는 사실을 정중하게 상기시켜 주세요.

촉박한 일정으로 미팅을 기획하는 것은 결승선까지 미친 듯이 전력 질주하는 것과 비슷하며, 실제로 그렇게 뛰어다녀야 하는 경우도 많습니다. 처음부터 정리를 잘하고 시작하면 세부 사항들을 모두 훨씬 여유 있게 처리할 수 있습니다. 그리고 스트레스가 커지면 이 사실을 기억하세요. 곧 언제 그랬나 싶게 끝납니다. 

잘(그리고 신속하게!) 계획하세요.
Clever Carly

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