Clever Carly: 미팅 취소 사실을 전달하는 방법

비상 사태로 인해 취소해야 할 때 이해관계자들에게 소식을 전하는 요령

기획자 여러분, 안녕하세요!

다들 동의하시겠지만 누구나 오랫동안 심혈을 기울여 미팅 계획을 세우고 나면 보람 있는 이벤트가 되기만을 바라게 되죠. 하지만 대자연이 도와 주지 않아 극심한 날씨가 미팅 성공을 위협하는 상황이 생기기도 합니다. 물론, 여러분 입장에서 미팅 취소는 생각도 하고 싶지 않겠지만 비상 상황이 발생하면 약간의 일정 조정이 필요하거나 아예 취소해야 하는 경우가 생길 수 있습니다.

물론 안타까운 일이죠. 그때까지 여러분이 이벤트 준비를 위해 내려야 했던 수많은 의사결정을 모두 없던 것으로 해야 한다니 말이에요. 물류적 측면에서나 정말 힘들게 일한 게 모두 허사가 되는 걸 지켜봐야 하는 것은 물론이고, 공급업체나 후원사, 참석자들에게 연락하는 것도 보통 일이 아닙니다. 다른 일도 대부분 그렇듯이 이런 상황에도 상대적으로 효과적인 요령이 있고, 연락하는 상대방이 누구냐에 따라 달라집니다. “미팅이 취소됐네요. 그뿐입니다. 죄송해요!” 이건 정말 적절한 대응이 아닙니다.

재난 상황 전달 계획을 새로 수립하려고 하든, 기존 계획을 수정하려고 하든, 주요 미팅 이해관계자들에게 소식을 전할 때는 이런 방법을 사용해 보실 것을 추천합니다. 

공급업체

장소 매니저나 연사, 기술 협력사, 그 외 협업 대상자에게 연락하는 것은 상당히 민감한 사항이 될 수 있습니다. 여러분은 물론 나쁜 소식을 전해야 하지만 앞으로 다른 미팅에서 계속 같이 일할 수 있도록 관계는 유지해야 합니다. 오해를 미연에 방지할 수 있도록 변동 사항이 발생하면 가능한 빨리 연락하고 직접 통화하셔야 합니다. 전화 통화를 하면 더 개인적으로 얘기할 수 있기 때문에 감정이 상할 수 있는 가능성을 최소화합니다. 대자연의 잘못이라도 상하려면 상할 수 있는 게 감정이니까요. 그런 다음 이후 정식 서면 전달문을 통해 공식적으로 통보하시면 됩니다. 이렇게 해 두어야 혹시 향후에 계약 관련 문제가 발생하더라도 양측 모두에게 법적 보호 장치 역할을 할 수 있습니다.

후원사

후원사들은 이벤트에 참여하기 위해 돈과 시간을 투자하는 만큼 그 기여분을 활용할 수 없게 됐다는 얘기를 전하는 것은 쉽지 않은 일일 수 있습니다. 특히 애초에 후원사를 찾는 것 자체가 힘든 일이라고 얘기하는 기획자 비율이 53%에 이른다는 점을 감안하면 더욱 그렇죠. 응급 상황에 대해 후원사와 얘기할 때는 일정이 변경된(또는 취소된) 이벤트 대신 제안할 수 있는 양보할 거리를 사전에 준비해 두는 것이 좋습니다. 계획 중인 다른 미팅을 후원할 수 있는 기회가 될 수도 있고, 일정이 변경된 이벤트에서 후원 범위나 가시성을 확대할 수 있는 기회가 될 수도 있습니다. 어떤 것이 됐든, 대화를 향후 협력에 관해 얘기할 기회로 이용하면 상대방이 한 일에 대해 감사하는 마음을 표현하면서 후원사가 향후에 다시 협력할 마음이 생기게 만들 수 있습니다.

참석자

훌륭한 이벤트를 기획하셨다면 (당연히 그러셨겠죠!) 참석자들은 아마도 그 이벤트에 대해 큰 기대를 가지고 있었을 것이고 취소되었거나 날짜 변경으로 참석할 수 없게 되었다는 사실을 알았을 때 실망하거나 불만을 가질 수 있습니다. 여러분의 목표는 참석자들의 기분을 좋게 하여 미팅 일정이 변경되었어도 다음 이벤트에 참석할 의사가 생기게 하는 것입니다. 그렇게 하려면 능동적으로 연락을 취해 솔직하게 얘기하는 것이 우선입니다. 악천후로 인해 이벤트에 초래될 수 있는 위험에 대해 솔직하게 전달하고, 취소하는 것이 가장 안전한 대응이라고 결정하기에 이르기까지 여러분과 팀이 얼마나 고심했는지 얘기해 주세요. 

그리고 공급업체의 경우와 마찬가지로 개인적인 대화 톤을 유지하세요. 개인별로 일일이 편지를 보낼 수는 없겠지만 단체 이메일을 보내는 것은 무성의하게 비칠 수 있습니다. 참석자들이 궁금한 점이 있으면 질문을 하거나 추가적으로 얘기할 수 있도록 연락처를 포함시키는 것도 잊지 마세요. 예를 들어, 일정 변경이나 취소와 관련한 우려 사항에 대응하기 위한 전용 이메일 주소, 핫라인, 또는 이벤트 웹사이트 같은 것이 있을 수 있습니다.

다시 말하지만 미팅 취소는 큰 골칫거리가 될 수 있고, 완전히 취소를 결정하기 전에 이벤트를 구할 수 있는 계획은 모두 다 시도해 보는 것이 중요합니다. 그렇다 하더라도 가장 중요한 것은 안전이며, 대자연이 방해하고 나서는데 그것을 거역하는 것은 현명한 선택이 아닙니다. 미팅의 주요 이해관계자들 모두와 신속하고 효과적으로 의사소통하는 것이야말로 가장 안전한 선택이 될 것입니다. 

그럼 다음 시간에 만나 뵙겠습니다.
Clever Carly


 

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