Clever Carly: 이사회 미팅에 참석하세요.

전략적 미팅 기획은 이해 관계자와 접촉하는 데서 시작됩니다.

안녕하세요, 바쁜 기획자 여러분!

고객의 목표를 달성하는 첫 번째 단계는 고객의 목표를 잘 이해하는 것입니다. 즉, 세부적인 일을 진행하기 전에 고객이 이벤트를 통해 달성하려는 목표를 명확하게 정의할 필요가 있습니다. 

간단해 보이죠, 그렇죠?

문제는 고객이 항상 핵심적인 정보를 다 말해주지는 않는다는 데 있습니다. 고객은 자신이 원하는 것에 대한 아이디어는 있지만, 분명하게 표현하기 힘들어 할 수도 있습니다. 또는, 예를 들어 ‘새로운 제품 홍보’, ‘매출 증가’와 같이 광범위한 포부를 밝히면서, 이러한 목표가 어떤 맥락에서 나왔는지는 알려 주지 않을 수도 있습니다.

의사 소통이 부족한 경우는 언제든지 이해 관계자와 직접 소통을 해서라도 핵심을 알아낼 필요가 있습니다. 결국 이를 위해 필요한 건 한 가지가 됩니다. 이사회 회의실, 또는 컨퍼런스 룸, 사무실, 커피 숍에 가야 합니다. 이해 관계자들이 모이는 곳은 어디든 갈 수 있어야 합니다.

이사회 미팅 참석을 요청하는 올바른 방법

이사회 미팅은 높은 관심을 받으며 열리기 때문에 외부인으로 회의에 참석해서 상황을 알려 달라고 요청하는 것이 곤란할 수도 있겠지만, 논의할 필요가 있는 일입니다. 논의가 원활하게 이루어지려면 어떤 종류의 정보를 알고 싶은지 고객이 이해할 수 있도록 알려 주세요. 거기서부터 시작해, 왜 이러한 세부 사항들이 기획 단계에 도움이 되는지 그리고 고객의 최종 목표를 이루는 데 어떻게 도움이 되는지 잘 설명해 주세요. 

참석이 거부된 경우 해야 할 일

이사회 미팅에 초대받지 못하거나, 요청을 완전히 거부당한 경우, 여러분을 대신하여 고객이 미팅 자리에 가져갈 수 있는 목록을 작성해 주세요. 경우에 따라서 미팅 기록을 얻을 수도 있습니다. 

미팅 중

관계자의 의견을 듣고 메모하는 것은 중요합니다. 하지만 여러분도 참여하고 있다는 사실을 잊지 마세요. 필요한 경우, 명확한 설명을 요구하고, 관계자와 직접 대화할 수 있도록 미팅 주최자와 협력하여 의제에 대한 질의 문답 시간을 할당 받으세요. 

질문 목록을 미리 준비하고, 어려운 주제도 두려워하지 말고 철저하게 파고드세요. “일을 진행하며 방해가 되는 게 무엇인가?”와 같은 질문은 목표를 추구하기 위한 고객의 현재 및 이전 접근 방식과 더불어 왜 이전 방식이 효과적이지 않았는지, 개선할 수 있는 부분이 무엇인지 이해하는 데 도움을 줄 것입니다. 

일단 이벤트에 대한 토론을 마치면, 미팅 주최자는 이사회가 여러분과 관련이 없거나 기밀 주제로 의제를 옮기는 동안 정중하게 나가달라고 요청할 수 있습니다. 하지만 괜찮습니다. 미팅에 참석해서 환상적인 이벤트를 기획하는 데 필요한 정보를 얻었고, 그것으로 충분합니다.

그럼 다음에 또 뵙겠습니다.

잘 기획해 보세요,
Clever Carly

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