Clever Carly: 최우수 예산 책정 방식

예산이 작다고 이벤트를 제한하지 마세요

기획자 여러분, 안녕하세요!

또 이벤트 기획의 한 주가 진행되고 있는 이 시점에 저는 돈에 대해 생각하지 않을 수 없네요. 기획자로서 우리는 꿈에 기반한 우리 고객들의 목표와 상상력 깃든 아이디어를 현실로 이끌어내는 중간 고리 역할을 합니다. 하지만 그렇게 하려면 한 가지 필요한 것이 있습니다. 바로 돈입니다. 그런데 돈이라는 것이 찾기 어려운 경우가 많습니다.

저를 포함해 기획자라면 누구나 모든 목표를 빠짐없이 충족하는 이벤트를 기획하고 싶겠죠. 하지만 작은 예산으로 그렇게 하는 것은 쉽지 않은 일입니다. 짠내 나는 예산이나 2017년도보다 적은 예산으로 일을 해야 하는 기획자들 중 55%에게는 거의 불가능한 일처럼 보일 수 있습니다.

물론, 우리 입장에서야 우리 고객 하나하나에 모두 창의적이고 독특한 경험을 제공해 주고 싶죠. 하지만 한정 없는 예산은 거의 없기 때문에 우리 기획자들로서는 재정적인 문제를 현실적으로 파악해야만 합니다. 예산을 어떻게 배정하느냐는 고객과 이벤트에 달려 있지만, 한정된 예산으로 미팅을 극대화하는 데 몇 가지 도움되는 팁을 알려 드리겠습니다.

예산 배정은 일찍

예산이 없으면 정확한 계획을 세우거나 예산에 맞추는 것이 불가능합니다. 따라서, 계획 일정을 예정대로 진행하고 예산 범위를 지키려면 어느 정도 지출이 가능할지 미리 계획해 두어야 합니다. 현실적으로 생각하세요: 고객이 달성하고자 하는 목표에 있어 실현 가능한 것은 무엇인가? 비슷한 이벤트를 기획했던 다른 기획자들은 예산을 어떻게 처리했나? 꼼꼼하게 하되, 예상치 못한 상황도 계획에 넣으세요. 약간의 버퍼를 마련해 두면 예상치 못한 과제에 부딪히는 경우 어느 정도 여유를 가질 수 있고, 모두 매끄럽게 진행되는 경우 여윳돈이 조금 생기게 되는 것입니다. 고객이나 팀원들에게 예산이 한정적이라는 사실을 일찍 이해시켜 두면 모두 같은 입장에서 일을 추진할 수 있습니다.

양보다는 질을 선택하세요

누구나 이벤트에서는 놀라운 최고 수준의 음식과 장식, 여흥을 원하지만 그 조직과 고객이 그에 상응하는 예산을 가지고 있는 경우는 그렇게 많지 않습니다. 이런 상황에 직면하면 보통은 전체적으로 저비용 아이템을 선택하려고 합니다. 하지만 예산이 작다는 명목 하에 품질을 포기하면 고객은 실망할 것이고, 참석자들은 싸구려 이벤트라고 느낄 것입니다. 여러분의 기획 능력은 그보다 더 좋은 대접을 받아야 합니다.

대신, 미팅 목적을 전면에 부각시킬 수 있는 정말 놀라운 아이템 하나 또는 몇 가지에 초점을 맞춰 보세요. 예를 들어, 네트워킹 이벤트를 주최하는 경우 참석자들이 실제 참석 목적인 네트워킹에 적극적으로 참여하게 만들고 실질적으로 직업적인 커넥션을 만드는 데 도움이 될 훌륭한 음료 경험에 예산의 큰 부분을 지출할 수 있을 것입니다. 또한, 참석자들 입장에서는 상대방에게 초점을 맞추는 것이 중요하지 딱히 장소의 꾸밈이 중요하지는 않기 때문에 돈을 들여 장식하는 데 신경 쓰지 말고 대신 그렇게 절약한 돈을 바 예산에 투자하는 것이 좋을 것입니다.

이중 역할을 하는 아이템을 찾으세요

훌륭한 이벤트에는 여러 가지 측면이 있고, 예산 규모가 작으면 미팅을 빛나게 만들 작은 요소들까지 모두 구비할만한 돈이 없을 수도 있습니다. 하지만 가장 중요한 것이 무엇인지 고르는 데 신경 쓰기 보다는 여러 가지 역할을 할 수 있는 아이템을 선택하는 것이 좋습니다. 예를 들어, 센터피스에 돈을 쓰는 대신, 음식을 서빙하거나 접시에 담는 방법 중 장식적인 방법을 찾아 테이블 중앙을 장식하게 할 수 있습니다. 또는, 첨단 조명 기법을 활용해 이벤트 공간에 다양한 메시지나 색상이 영사되도록 함으로써 고가의 장식 대신 완벽한 분위기를 만드는 데 돈을 지출할 수도 있을 것입니다.

작은 예산으로 일한다는 것이 어려울 수도 있지만 그런대로 잘 할 수도 있습니다. 여러분이나 고객, 팀원들이 모두 자금 상황을 현실적으로 파악하고 있고 돈을 적절하게 지출하는 방법을 알고 있다면 멋진 미팅을 기획하는 데 방해되는 것은 없을 것입니다.

잘 기획해 보세요,

Clever Carly

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