마닐라 메리어트 호텔의 Czats Lopez가 기억하는 내 생애 최고의 미팅 순간

도전: 1,600명이 참가하는 칵테일 리셉션

목표: 1,600명 규모인 볼룸에서 900명을 대접하는 일

마닐라 최고의 부동산 개발업체 중 하나인 Megaworld Corp.에서 우리에게 회사 직원들을 위한 25주년 기념 축하 파티를 열어 달라고 요청했습니다. 하지만 우리 쪽에는 큰 문제가 있었습니다. 그쪽의 예상 참가자 수는 1,600명이었는데 우리 볼룸은 900명밖에 수용할 수 없다는 점이었습니다.

우리가 지금 그랜드 볼룸을 새로 짓고 있는 중이고 여기라면 4,000명이 들어갈 수 있어 아시아 태평양 지역에서 가장 큰 볼룸 중 하나가 되겠지만 이곳은 2015년 3월이나 되어야 완공될 것입니다. 결국 우리는 이 대규모 Megaworld 단체 손님을 스탠딩 칵테일 리셉션에 수용할 방법을 찾아내야 했습니다.

 

흩어져 즐기는 하나의 축하 행사

우리는 그룹을 나눠 여러 공간에 배치하고 다양한 활동을 즐기게 하는 방안을 생각해냈습니다. 볼룸 외에 그레이트 룸과 로비에 200명, 가든 룸에 300명, 미팅룸에 200명을 할당했습니다.

또 한 가지 작은 장애물이 있었습니다. 모든 사람이 동시에 리셉션에 도착한다는 문제였습니다. 호텔 단지 안에 있는 극장에서 여러 건의 프레젠테이션을 보고 난 후에 오게 되어 있었으니까요. 1,600명이 한꺼번에 파티에 나타나는 광경을 상상해 보십시오.

이 많은 참석자에 대해서는 세심한 계획이 필요했고 마닐라 메리어트의 거의 모든 직원, 심지어는 총지배인까지도 관여해야 하는 상황이었습니다. 이벤트 전에, 사람들이 모이는 모든 공간 사이사이에 직원들을 빠짐없이 배치했습니다.

동선을 익혀 사람들을 여러 구역으로 신속히 안내할 수 있도록, 손님들이 도착하기 한참 전에 미리 모든 공간을 여러 번 걸어다니며 사전 점검을 완료했습니다.

각 행사장 담당자들은 무전기를 착용하고 몇 명이 이동 중인지, 어떤 방에 몇 명이 도착했는지, 줄 서서 기다리는 사람은 몇 명인지 알리도록 했습니다. 한 장소에 사람이 다 차면 새로 도착한 사람은 다음 장소로 안내했습니다. 보안팀이 입구를 담당하고 한 번에 200명씩 호텔 안으로 들여보내 뷔페 구역에 사람이 너무 몰리지 않게 했습니다.

파티가 진행될 동안 하우스키핑 담당자를 추가로 투입해 이벤트 구역과 화장실을 깨끗하게 관리했습니다. 조리 담당자들도 마찬가지로 뷔페의 음식 보충 상황을 주방에서 훤히 알 수 있게 했습니다.

 

대규모 행사에서도 음식은 특별하게

주 색상은 은색이었지만(25주년 기념이므로) 장식은 아주 단순하고 우아한 쪽을 택했습니다. 한마디로 가장 주된 장식은 음식이었습니다.

정말 많은 음식을 차려 냈습니다. 콜드컷, 파스타, 중국식 및 태국 요리, 카빙 스테이션을 마련했습니다. 메인 요리는 파에야로, 900인분이 들어가는 커다란 팬에 담아냈습니다. 또한 이 이벤트를 위해 특별히 만든 대표 디저트, 엠페라도 젤리를 내놓았습니다. 이 이름은 디저트에 들어간 특별한 재료인 엠페라도 디럭스 브랜디에서 따온 것으로, 잔에 담아 서빙했습니다.

모든 장소의 음식에 조금도 차이가 없도록 신경 썼습니다. 행사가 끝나고 사람들이 의견을 교환할 때 똑같이 멋진 다이닝 경험을 기억하고 있어야 했기 때문입니다.

 

연습의 결과 ... 연말 파티!

이것은 지금까지 우리 호텔에서 개최한 이벤트 중 가장 큰 것이었고 우리가 이 정도로 큰 단체를 수용할 수 있느냐에 대한 능력의 시험대였습니다. 다른 고객들이 로비를 사용하지 못하게 완전히 차단할 수는 없었기 때문에 호텔의 상당 부분을 폐쇄하는 일은 어려운 과제였습니다. 파티 참석자용으로는 로비의 한 구역만 통제해 호텔 고객이 계속해서 로비를 이용하고 쉽게 왕래할 수 있게 했습니다.

이 이벤트는 장래를 대비한 좋은 연습이 되었습니다. 조만간 새 볼룸에서 훨씬 큰 규모의 단체를 모셔야 할 테니까요.

대규모 그룹의 원활한 이동과 멋진 경험을 보장하려면 큰 집단 관리에 필요한 세부 전략이 필요합니다. 아울러 뛰어난 팀워크와 타이밍을 통해 이벤트가 원활하게 진행되는 것처럼 보이게 해야 합니다. 한마디로, 연습을 통해 완벽해질 수 있습니다.

좋은 소식은 Megaworld에서 참석객 수가 동일한 연말 파티를 우리 호텔에 예약했다는 것입니다. 이제는 전혀 차질 없이 잘 해낼 수 있습니다.

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