참석자 여정 매핑: 완벽한 참석자 경험 계획하기

참석자 여정 매핑을 통해 다음 이벤트를 업그레이드하는 방법을 소개합니다

참석자들의 목표와 요구 사항을 생각하는 것이야말로 훌륭한 이벤트의 기초입니다. 참석자들은 미팅에서 무엇을 얻고자 할까요? 어떻게 하면 기억에 남는 이벤트로 만들 수 있을까요? 어떤 주제로 진행하면 이벤트에 활기를 불어넣을 수 있을까요? 참석자들은 어떤 활동을 가장 즐겁게 여길까요? 

이런 중요한 질문에 답할 수 있으려면 참석자들이 여러분의 이벤트와 어떻게 상호 작용할지에 대해 최대한 많이 알고 있어야 합니다. 여기서 열쇠가 되는 것이 바로 참석자 여정 매핑이며, 여러분은 이를 이용해 이벤트 이전, 진행 중, 또는 종료 후를 포함해 참석자 경험의 모든 단계를 미리 계획해 볼 수 있습니다. 

시작할 준비가 되셨나요? 다음에 소개해 드리는 세 가지 팁에 따라 다음 이벤트를 위한 참석자 여정 매핑을 진행해 보세요.

접점을 파악합니다

접점이란 참석자들이 이벤트와 상호 작용하는 방식을 말합니다. 접점은 이벤트를 발표하는 데 사용되는 방법부터 이벤트 종료 후 참석자들이 받는 사진에 이르기까지 다양한 형태를 띌 수 있습니다.

여러분의 이벤트의 접점을 모두 파악하려면 참석자의 입장이 되어 보세요. 먼저 입장권 예약 같은 이벤트 사전 활동부터 시작해 설문조사 응답 같은 이벤트 종료 후 활동까지, 참석자들과 이벤트 사이에 일어나게 될 모든 상호 작용을 열거해 봅니다. 여러분이 참석자들에게 어떤 행동을 취해 달라고 요청하는 경우에 특히 더 주의를 기울이셔야 합니다.

어떤 것이 해당되는지 구체적인 예를 드리자면 고려하셔야 할 몇 가지 접점은 다음과 같습니다.


이벤트 전

  • 입장권 구입
  • 소셜 미디어 소통
  • 이벤트 웹사이트 둘러보기

이벤트 중

  • 체크인
  • 엔터테인먼트
  • 식사와 휴식 시간

이벤트 후

  • 설문조사
  • 팔로우업 이메일
  • 향후 이벤트 초대

경험 그리드를 만듭니다

접점 파악이 모두 완료되면 중요도에 따라 접점의 순위를 정하는 데 도움이 되는 경험 그리드를 작성해야 합니다. 경험 그리드에서는 참석자 여정을 개괄적으로 살펴볼 수 있는 만큼 참석자들의 만족도를 파악하고, 중점 영역을 바탕으로 향후 이벤트를 기획하는 데 그 결과를 활용할 수 있습니다.

각 접점을 그리드 상의 한 개 축 상에 배열하고 다른 축에는 중요도를 배치합니다. (여기 예시를 참조하세요.) 이 그리드를 이벤트 후 설문조사의 기초로 사용하시면 됩니다. 이벤트가 종료된 후 참석자들에게 설문조사를 보내면서 각 점점별로 자신의 만족도를 1부터 10 사이의 숫자를 사용해 표시해 달라고 부탁합니다. 동시에, 각 측면의 중요도를 평가하고 각 접점별로 자신의 경험에 대한 코멘트나 피드백을 남겨달라고 부탁합니다.

이제 중요도에 따라 접점들을 나열하고 참석자들이 각 접점에 대해 어느 정도 만족했는지 확인할 수 있습니다. 이렇게 하면 향후에 어느 접점을 우선적으로 개선해야 할지 판단할 수 있습니다. 

기술을 유리하게 활용합니다. 경험 데이터 획득하기

기술과 참석자 여정 사이의 관계는 계속해서 가까워지고 있습니다. 지금은 참석자 데이터를 수집해 분석하는 데 사용할 수 있는 다양한 디지털 방법들이 있고, 이를 이용하면 전략과 참석자 경험을 바꾸는 데 도움이 될 수 있습니다.

경험 그리드를 만들 때 참석자들이 접점에 어떻게 반응하는지 더 잘 이해하려면 디지털 플랫폼에서 가져온 데이터 사용을 고려해 보세요. 예를 들어, 이벤트 입장권 특가 할인에 관한 Facebook 게시물에 대한 코멘트와 좋아요 같은 것을 경험 그리드의 이벤트 전 섹션에 포함시킬 수 있습니다. 참석자들에게 RFID 팔찌를 제공하는 경우 참석자들의 선호도가 높았던 활동에 대한 데이터나 여러 날에 걸친 이벤트 기간 중 참석자들의 출석률 등을 이벤트 후 섹션에 포함시킬 수 있을 것입니다.

종합해 검토합니다

경험 그리드에서 데이터 수집과 정리, 분석이 모두 완료되면 이제 참석자들이 자신의 경험에 대해 어떻게 느끼는지 훨씬 더 종합적으로 이해할 수 있게 됩니다. 경험 그리드 작업을 완료하고 알게 된 내용을 실행에 옮기고 난 후라도 참석자 접점에 관한 데이터 수집과 분석을 중단하지 마세요. 참석자 선호도에 관한 최신 정보는 향후 이벤트 기획에 유용하게 활용할 수 있기 때문입니다.

이벤트에는 항상 개선할 여지가 있게 마련이고, 참석자 여정 매핑을 개선 기회를 파악하는 데 있어 효과적인 방법으로 이용할 수 있습니다. 또한, 이벤트와 관련해 외부 도움을 구하는 것도 주저하지 마세요. 메리어트의 이벤트 컨설팅 서비스 같은 외부업체를 참여시킬 경우 참석자 여정을 향상시킬 수 있는 영역을 식별하는 데 있어 숙달된 안목을 가진 전문가의 도움을 추가적으로 받을 수 있습니다.

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