연례 미팅을 재창조하는 3가지 방법

새로워진 이벤트로 참석자가 계속 돌아오게 만드세요.

많은 기관이 브랜드의 인지도를 높이고, 커뮤니티와 교류하며, 고객의 충성도를 높이는 데 연례 미팅과 이벤트를 활용합니다. 이러한 행사를 주최하는 기획자의 원하는 목표를 달성하는 과정은 종종 참석자가 늘어나는 것에서 시작됩니다. 

하지만 참석자가 늘어나는 게 가장 중요한 목표라고 해도 2019 컨퍼런스 산업 보고서(State of the Conference Industry Report)에 따르면 대부분의 이벤트는 평탄한 성장률을 보이고 있습니다.

그렇다면 목표와 현실의 차이는 어디에 있는 것일까요? 

일회적으로 열리는 미팅과 달리 연례 이벤트는 종종 특정한 미팅 디자인 또는 의제 구조와 같이 전부터 내려오는 구식 항목이 짐처럼 딸려오는 경우가 있습니다. 새로운 참여자의 관심을 끌고 참석자를 늘리려면 기획자는 새로운 것을 제공해야 합니다. 다시 말해서, 이전 이벤트와 차별화되면서도 예전 이벤트의 전반적인 목적과 역사를 존중하도록 연례 이벤트를 재창조할 필요가 있습니다.

어디서부터 시작할지 모르시겠습니까? 다음은 연례 미팅에 새로운 변화를 가져올 수 있는 세 가지 방법입니다. 

일정과 디자인을 개선하세요. 

기분 좋은 아침 식사에 이은 프레젠테이션, 그리고 네트워킹 저녁 식사로 하루를 마감하는 것. 이런 상황이 익숙하십니까? 

매년 똑같이 되풀이되는 진부한 미팅 구성과 의제는 지겨워질 수 있습니다. 그렇다면 이전에도 여러 번 미팅에 참석한 참가자조차 컨퍼런스를 새롭게 느끼게 할 만한 이벤트의 추가 요소는 무엇이 있을까요? 

다음 이벤트를 다양하게 만드는 가장 쉬운 방법은 발표자를 바꾸는 것이지만, 미팅 구성을 창의적으로 바꿀 수 있도록 도전해 보세요. 예를 들어, 다른 좌석 스타일, 조명 기술 및 배경을 사용해 보세요. 또 다른 방법으로는 참석자가 일정을 개인적으로 맞출 수 있는 이벤트 경험도 고려해 보세요. 

연례 미팅을 개선하려고 살펴볼 때, 지난해 미팅에서 좋지 않았던 측면을 돌아보는 작업 역시 중요합니다. 이벤트 후 피드백에서 개선할 점에 대한 공통된 반응이 있었나요? 이벤트를 향상시키는 데 피드백에서 얻은 정보를 발판으로 이용하세요. 

테마를 정하세요. 

이벤트에 관한 오래 된 질문이 있습니다: 테마가 있는 이벤트? 없는 이벤트? 그러나 연례 미팅과 관련하여 대답은 분명합니다. 테마에 올인하세요. 

왜 그럴까요? 우선 많은 연례 미팅에는 항상 필요한 의제 항목이 있습니다. 그리고 앞에서 언급했듯이 같은 주제를 다루다 보면 진부해지기 십상입니다. 테마가 있는 미팅은 기획자에게 피할 수 없고 반복적인 항목에 대한 새로운 관점을 제공할 수도 있습니다. 

전략적으로 테마를 정한다면, 테마는 이벤트의 모든 측면을 조화롭게 통합합니다. 즉, 테마는 잠재적 참석자에게 미팅이 어떤 내용인지 알려 주는 좋은 수단입니다. 다시 온 참석자에게 테마는 이전 모임과 구별 짓는 기준이 되고, 새로운 참석자에게는 이벤트에 참석해서 무엇을 얻을 수 있는지 잘 이해하도록 도와줄 것입니다. 

모임 장소를 바꾸세요.

매번 같은 미팅장이나 도시에서 연례 미팅을 주최하시나요? 해마다 새로운 장소를 선택해 보세요. 우선 여행은 언제나 설렙니다. 그리고 새로운 여행지를 탐험할 수 있는 기회는 사람들이 미팅에 등록하여 참여하고 싶은 동기가 될 것입니다. 실제로 연구에서 미팅의 미래에 장소가 큰 역할을 한다고 나타났습니다: 참석자는 공간을 분명하게 이해하고 자신의 주변 도시와 심도 있게 소통하기를 원합니다. 

또한 연구에 따르면 여행에 대한 기대가 사람을 행복하게 하며, 때로는 여행 자체보다 더 큰 행복을 줄 수도 있다고 합니다. 그렇다고 이벤트가 이로 인해 망쳐진다는 말이 아닙니다. 단지 새로운 모험을 제공하는 것만으로 반복되는 장소가 만들어 낼 수 없는 미팅 전 설렘을 불러일으킬 수 있다는 뜻입니다. 

기획자에게 장소는 미팅 의제를 새롭게 할 기회를 제공하기도 합니다. 미팅 장소를 기념하면서, 참석자가 현지인처럼 즐길 수 있는 방법을 찾아 보세요. 예를 들어, 참석자가 참여할 수 있는 커뮤니티 프로그램이나, 미팅이 없는 시간을 활용하여 즐길 수 있는 도보 여행을 알아보세요. 

Powered By OneLink