성공하는 미팅 기획자들의 7가지 습관

이벤트 전문가로서, 대성공을 거둔 비즈니스 관련 서적에서 배워야 할 것들

기획자 여러분, 안녕하세요! 저는 Clever Carly입니다. 

이벤트 기획자인 우리는 함께 일하는 분위기를 즐깁니다. 미팅에 관한 웹사이트와 해시태그부터 팟캐스트나 업계 컨퍼런스까지, 영감이나 단계별 안내를 찾을 수 있는 곳은 참으로 다양합니다. 하지만 하나의 아이디어가 유행이 지난 후에도 다시 논할 가치가 있을 만큼 오랫동안 지속되는 문화적 기준이 되는 경우는 흔치 않습니다. 30여 년 이전에 출간된 Stephen Covey의 ‘성공하는 사람들의 7가지 습관’이 바로 그런 경우입니다. 아직 읽지 않으셨다면 아마 칸막이 건너편에 있는 동료에게 빌리실 수 있을 것입니다.

핵심 내용은 간단합니다. 성공적인 사람들은 사전에 대비하고 그룹으로 화합력을 유지하며 배움의 자세를 멈추지 않는 것까지 모두 동일한 학습된 성향을 드러냅니다. 7가지 특징을 물론 책에 쓰여진 대로 업무에 적용할 수도 있겠지만 미팅 업계에 맞도록 약간 변형해 봤습니다.   

따라서 다음은 제가 약간 개정한 Stephen Covey가 말하는 성공적인 이벤트 기획자들의 7가지 습관입니다.

1. 기획자들은 미팅의 준비 과정이 업무의 큰 부분임을 알고 있습니다.

책에서 Covey는 사전 대책 없이 단순히 발생한 일에 반응하는 자세는 성공에 방해가 될 수 있다고 강조합니다. 이러한 통찰력은 미팅 기획자들의 경우에 완벽히 적용됩니다. 우린 기획자들이라 모든 것이 분명해 보이지만 참석자들이 언제, 어떻게 도착할지 아십니까? 참석자들이 이용할 교통 수단에 대해 확인해 보셨습니까? 기조 연설자가 준비되었습니까? 기술적 기기들이 완벽히 연결되어 언제든 시작할 수 있습니까? 물론 이러한 질문들은 이벤트가 시작되기 몇 주, 며칠 전에 답변하실 수 있어야 하는 질문 중 극히 일부일 뿐입니다. 주 목표가 뭘까요? 사전 대비적인 자세를 유지하십시오. 발생할 수 있는 문제들에 미리 대비하십시오.  

2. 확실한 목표 의식을 갖고 이벤트 준비를 시작합니다.

“목표를 마음에 새기고 시작”한다는 Covey의 두 번째 습관은 모든 행동에는 목적과 최종 목표가 있어야 한다는 의미입니다. 마찬가지로 정해진 목표나 그 이상을 달성하도록 미팅이 준비되지 않았다면 다시 처음부터 틀을 잡아야 할 것입니다. 

고객은 어떤 구체적인 결과를 원하는가? 신제품에 집중한다면 참석자들은 이벤트가 끝난 후 유연하게 구매 단계로 넘어갈 수 있을 것인가? 인맥 맺기가 주 목표라면 참석자들은 이벤트 후 서로 연락할 수 있는 방법을 알게 되는가? 최종 목표를 상상하며 회의 동안의 모든 행동을 통해 그 목표를 달성할 수 있도록 하십시오. 물론 의사 결정, 아이디어 개발, 네트워킹, 기념 및 축하, 연수, 성과 도출 또는 프로모션 이벤트인지 여부를 결정해야 할 것입니다. 

3. 정말 중요한 사안에 집중할 줄 압니다.

미팅 전, 도중, 이후에는 아마 요청, 이의 사항, 질문, 업무가 넘쳐 날 것입니다. 여러분 모두는 다들 성취욕이 넘치므로 즉시 달려들어 모든 문제를 해결하고 싶겠지만, 가장 중요한 사안을 결정할 때는 “중요한 것을 먼저 하라”는 Covey의 조언을 기억하시기 바랍니다.

중요성의 단계는 조직의 즉각적인 필요에 따라 매우 주관적이겠지만, 먼저 다룰 사안과 나중에 다룰 사안을 미리 결정하는 것이 좋습니다. 비법 요리를 만들 특별 재료가 제 시간에 준비되지 않았다고 해서 모든 참석자들이 제대로 체크인했는지 확인하는 것보다 더 중요할까요? 아마 없을 겁니다. 빠진 재료 같은 문제를 대하면 정신이 없어지는 건 사실이지만 프레젠테이션에서 핵심적인 사안은 아닙니다.  

4. 기술적, 사교적 지식이 있는 사람들입니다.

네 번째 습관에 대해 Covey는 일석이조의 정신이 어떤 식으로 성공을 주도하는지 설명합니다. 다른 사람들의 바램을 존중할 때 자신의 성공도 따라 옵니다. 참석자들은 무엇을 원할까? International Association of Conference Centers’ Meeting Room of the Future의 최근 조사에 따르면 더 크고, 더 발전된 기술이라고 합니다. 미팅의 성공을 원하신다면 그 희망에 부응하는 것이 좋은 아이디어겠죠.

설문조사에서 확인할 수 있듯, 회의 응답자의 80%가 5년 후 대화식 기술 이용의 중요성이 더욱 높아질 거라고 답하고 있습니다. 또한 92%가 강력한 Wi-Fi에 대한 의존도 역시 높아질 거라고 응답했습니다. 

다시 말해, 사람들은 그냥 이벤트에 참석하기만을 원하는 게 아니라 교류를 원합니다. 전에 얘기한 것처럼 독특한 해시태그나 스냅챗 필터를 만드는 것이나 주목할 만한 순간을 라이브 스트리밍하는 것이나, 디지털 사진 부스를 설치하는 것이나 소셜 미디어를 통해 기술과 실생활의 간격을 좁히는 것이 가장 확실한 방법일 것입니다. 

참, 아주 강력하고 확실한 광대역 연결도 챙기시고요. 

5. 참석자들의 요구에 부합하는 사람들입니다.

Covey의 다섯 번째 습관은 우선 이해하려고 한 뒤에 이해를 구하는 것입니다. 적절히 겸손함을 유지하면서 시야를 넓힐 수 있는 아이디어입니다. 물론 여러분이 놀라운 것들을 만들어 낼 수 있는 혁신자이자 마스터 기획자임에는 의심의 여지가 없습니다. 하지만 기획자가 미팅의 진행 가능성과 방식에 대해 대단한 컨셉을 갖고 있다고 해서 참석자들이나 팀도 같은 생각을 하는 건 아닙니다. 본인이 주도자라고 해도 언제나 그들의 요청, 필요, 생각을 염두에 두도록 하십시오. 

그래야 성공적인 미팅 기획자의 다음 습관으로 넘어갈 수 있습니다...  

6. 타고난 팀 플레이어입니다.

주변 사람들의 말을 듣는 성공적인 미팅 기획자들은 효율적이면서도 상대를 존중하며 팀과 함께 일하는 방법을 알고 있다고 합니다. Covey는 이러한 습관을 “시너자이징”이라고 부릅니다. 그에 따르면 팀으로서 달성하는 목표는 한 사람이 혼자서 이룰 수 있는 것을 훨씬 능가한다고 합니다. 미팅 기획자는 많은 유동적인 사안을 다루어야 하는 만큼 긍정적이고 지원하는 자세를 가진 팀원들에게 의지할 수 있는 점이 매우 중요하다는 건 모두 알고 계실 겁니다. 강한 성취욕을 가진 성격이라고 해도 다른 사람들에게 책임을 위임하는 것을 두려워하지 마십시오. 모든 사람이 최선을 다하게 됩니다.

7. 배움을 멈추지 않습니다. 

MeetingImagined.com에서 기사를 읽든 연례 이벤트 기획 컨퍼런스에 참석하는 일이든 성공적인 미팅 기획자들은 절대로 배움을 멈추지 않습니다. 

2주 후 다시 방문하셔서 유용한 팁과 통찰력을 확인하시고 Twitter, Instagram, Facebook에서 저를 팔로우해 주세요. 

언제나 여러분께 효과적인 가이드가 되어 드리겠습니다. 

Clever Carly

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